Diyelim ki bir şirkette yönetici ve birkaç çalışanı denetliyorsunuz. Çalışanların iş görevlerini anlamalarını istersiniz çünkü iş performanslarını yıllık olarak değerlendirmelisiniz. İş sorumluluklarını bir akış şemasında görebilecekleri takdirde onlara yardım edeceğine siz karar verirsiniz. Genellikle bir resim veya şemada olduğu gibi bir anlatımda da görülebiliyorsa, bir süreci anlamak kolaydır.
Akış şeması yazılımı edinin veya elle yapmayı tercih ederseniz, tüm akış şeması simgelerinin bulunduğu bir akış şeması şablonu edinin. Sembollerin ne anlama geldiğini anlamak için inceleyin, böylece akış çizelgesini oluştururken bunları doğru kullanmalısınız. Bir kere akış şeması sembollerini anladığınızda akış şemaları oluşturmak kolay olacaktır.
Ayrı bir kağıda denetlediğiniz her kişi için her işin adımlarını kronolojik sırayla yazın. Her çalışanınıza listelediğiniz adımları gözden geçirin ve kaçırmış olabileceğiniz adımlar hakkında sizi bilgilendirin; böylece onları listeye ekleyebilir ve bunları akış şemasına dahil edebilirsiniz.
Akış şeması yazılımını veya şablonu kullanarak, denetlediğiniz her iş için bir akış şeması oluşturun. İkinci adımda özetlediğiniz her iş için her adımı akış şemasına ekleyin. İşin her adımı için uygun sembolü doğru sırayla ve adımın gerçekleştiği doğru alana çizmeniz yeterlidir.
Akış şemasının ilk taslağını bu görevleri yerine getiren çalışana sunun ve akış şeması hakkında görüşlerini isteyin. Kaçırdığınız veya yanlış sırada attığınız adımları belirlemelerini sağlayın.
Akış çizelgesinde gerekli görülen değişiklikleri uygulayarak yorumları dikkate alarak akış çizelgelerini yineleyin. Herhangi bir yorumda veya akış şemasında yapılan değişikliklerde çalışanla aynı fikirde değilseniz, çalışanla görüşün ve neden kabul etmediğinizi açıklayın ve ona cevap verme şansı verin. Yapmadığınız veya bilmediğiniz işe ilişkin bir bakış açısı veya bakış açısı olmayan bir şey biliyor olabilirler ve onun bakış açısını anladıktan sonra değişikliklerine katılabilirsiniz.
Çalışanlara işleri için bitmiş akış çizelgesinin bir kopyasını verin. Ayrıca bir sürecin parçası olan işler için diğer akış şemalarını bu sürece dahil olan tüm çalışanlarla paylaşmak isteyebilirsiniz, böylece tüm süreci anlarlar. Bu, çapraz eğitimi kolaylaştıracak ve çalışanların iş için kritik olan daha büyük bir sürecin parçası olduklarını bilmelerini sağlayacaktır.
Akış çizelgelerinin bir kopyasını ileride başvuru ve eğitim amacıyla bir halka bağlayıcıya yerleştirin.
