Daha resmi olarak standart işletme prosedürleri olarak bilinen SÇP'ler, işletme uygulamalarında ve operasyonlarında tutarlılığı sağlamak için tasarlanmış belgelenmiş uygulamalardır. Birçok kişi SOP'ları yalnızca uygulamalı laboratuar ve üretim ortamlarında geçerli olduğunu düşünüyor. Çevre Koruma Ajansı'na göre, SÇP'lerin ana hedeflerinden biri ekipmanın nasıl muhafaza edildiğini, ayarlandığını ve kullanıldığını zorunlu kılmaktır. Bununla birlikte, SÇP'ler daha fazla analitik süreçleri de kapsayabilir, bu da çeşitli iş ortamlarında uygulanabilecekleri anlamına gelir.
Sağlık ve güvenlik
Standart işletim prosedürleri tüm çalışanların sağlık ve güvenliğini sağlar. Özellikle ağır ekipmanların kullanıldığı imalat ortamlarında, SOP'lar çalışanların yaralanmaları önlemek için ekipman çalıştırmasını sağlamaya yardımcı olabilir. SOP’lar düzenli temizlik ve bakım programlarını zorunlu kılabilir. Bu faaliyetler, makinelerin güvenli çalışması için önemlidir, ancak çalışanlar vardiya değiştirirken ve yazılı kayıt olmadığında kolayca unutulur. SOP’lar ayrıca düzenli kullanım sırasında ekipmanın nasıl güvenli bir şekilde çalıştırılacağını da gösterir. Iowa Eyalet Üniversitesi'nden bir belge, talimatların netleşmesi için sözcüklerle birlikte diyagramların kullanılmasını önermektedir.
Sonuçların Tutarlılığı
Laboratuvar ortamlarında, Çevre Koruma Ajansı, düzenleyici kurumlar tarafından belirlenen aşağıdaki kuralların her zaman yeterli olmadığını öne sürmektedir. İşçiler bazen belirli bir deneyin daha spesifik gereksinimlerine dayanarak standart prosedürde küçük değişiklikler yaparlar. Bu değişiklikler belgelenmediğinde, deneysel sonuçlar, biraz farklı yöntemler kullanan teknisyen ekipleri arasında farklılık gösterebilir. Şirketinizin iş koluna özgü standart işletim prosedürleri yazmak, herkesin aynı şekilde çalışmasını ve tutarsız sonuçları açıklamak için ek denemelerin maliyetini sınırlandırmasını sağlar.
Düzenleyici ve Yasal Uygunluk
Düzenleyici bir kurumun gereklilikleri göz önünde bulundurularak standart bir işletme prosedürü yazmak, kuruluşunuzdaki uygulamaların endüstri beklentileriyle aynı hizada olmasını sağlar. Belgelenen prosedürler, iç ve dış denetimleri de kolaylaştırmaya yardımcı olur. Örneğin, şirketiniz ISO sertifikasını koruyorsa, ISO ile uyumlu prosedürlerinizin yazılı kopyalarını sunarak dış denetçilere yardımcı olabilirsiniz. Daha sonra, proses çalışanlarının tam olarak nerede nerede yetersiz kaldığını size önerebilirler. SOP’lar da sizi davalardan korur - örneğin, bir çalışanın belgelenmiş en iyi uygulamaları takip etmemesi durumunda işyerinde yaralanması. Ofis ayarlarındaki SÇP'ler ayrıca yasal uygunluk sağlayabilir. Örneğin, denizaşırı iş anlaşmalarını müzakere etmek için bir SÇP yöneticilerin yasadışı rüşvet bölgesine adım atmasını engelleyebilir.
Artan Verimlilik ve Verimlilik
İnsanlar en üretken olmak için tutarlılığa ihtiyaç duyarlar. Bir belgenin hangi formatta alınması gerektiğine, ekipmanın temizlenip temizlenmediğine ve malzemelerin nerede depolanacağına dair hiçbir şüphe yoksa, insanlar soru sormayı bırakmadan işlerini kolayca yapabilirler. Çalışanların sorunu çözmesi için biraz esnekliğe ihtiyaç duyduğu için her şeyi standartlaştırmak imkansız ve üretkendir. Bununla birlikte, düzenli ve ezberli prosedürler için SÇP yazmak işyerinde verimliliği artırabilir. Örneğin, dosya adlandırma için bir SÇ, dokümanları bulmak ve departmanlar arasında takım çalışmasını teşvik etmek için gereken zamanı azaltabilir.
