İşletmeniz her çalışan için her yıl bir W2 formu doldurmalıdır. Bu formlar, ücretler, eyalet ve federal gelir vergisi stopajı ve emeklilik primi dahil olmak üzere vergi hesaplamalarını etkileyen bilgileri sunar. Çalışan, formun bir kopyasını yıllık vergi iadesiyle birlikte İç Gelir Servisine göndermekten sorumludur. Bir W2'yi doldurmak, sayıları takip etmek için vergi muhasebesi yazılımınız varsa oldukça kolaydır.
Kurallara Göre Biçimlendir
Muhasebe yazılımınız formdaki bireysel kutuları depolanan şekil ve hesaplamalardan otomatik olarak doldurabilir. IRS standart, yazılı ya da basılı, siyah 12 nokta Courier yazı tipinde düzeltme gerektirmeden ve tüm kutulara tamamen sığan tüm girdiler gerektirir. Form, makine tarafından okunur ve yanlış biçimlendirme için veya el yazısıyla yazılmış veya yanlış renkte kullanılmışsa, yeniden göndermeniz gerekir.
Daha Detaylı Açıklamalar
Toplam ücret, stopaj ve diğer tüm uygun bilgileri doğru kutulara gösterin. IRS, basılı veya çevrimiçi olarak gerekli bilgilerin bir dökümü ile sunulan "Form 2 için Bilgiler" kılavuzunu sunar. Bazı kutular tamamen bilgilendirme amaçlıdır ancak yine de zorunludur. Örneğin, Kutu 12'de DD Kodunun gösterilmesi, IRS'ye, işverene, çalışanın vergilendirilebilir gelirinden hariç tutulan nitelikli bir sağlık planına katkısını bildirdiğini bildirir. Vergi yasası yeni raporlama gereklilikleri yarattığından, kutu fonksiyonları değişebilir.
Belgeyi Dağıtma
Çalışanın SSA ücret ve primler siciline ilişkin bilgiye ihtiyaç duyan Sosyal Güvenlik İdaresi ile birlikte W2 Formunun A Dosya. 1. kopyayı yasalarca gerekli olması halinde eyalet veya yerel vergi bölümüne gönderin. B kopyası, C kopyası ve 2. kopya çalışanlara gider ve D kopyası işveren kayıtları içindir. Formu ve dosyayı dağıtmak için son tarih her yıl değişir. Örneğin 2014 yılı için son başvuru tarihi 2 Mart 2015, çalışanlara dağıtımı için son tarih 2 Şubat 2015'tir. IRS Form 8809'a dosyalamak için bir süre uzatma talebinde bulunabilirsiniz. Kalıcı bir kopya olmalıdır. Muhasebe sisteminizde W2’nin IRS, çalışan için teslim edilemez olsa bile, formu dört yıl boyunca saklamanızı gerektirir.
BSO ile Zaman Kazanın
W2'lerin elektronik bir sürümünü oluşturmak ve / veya yüklemek için çalışanlar için de yazdırılabilen Social Security'nin Çevrimiçi İşletme Hizmetlerini kullanabilirsiniz. Küçük bir işletme işletiyorsanız, bu W2'leri kendi muhasebe sisteminizden bir araya getirme veya manuel olarak gerçekleştirme alternatifini temsil eder. SSA sitesi kayıt gerektirir. Belgeleri çevrimiçi oluşturmak için 128 bit şifreleme ve çerezleri etkinleştirilmiş web özellikli bir tarayıcınıza ve Adobe Acrobat Reader'a sahip olmalısınız.
