Uygun ofis makineleri ve ekipmanları, işletmelerin iyi yağlanmış makineler gibi çalışmasına yardımcı olur. Her işletme endüstri tarafından belirlenen belirli ekipmanlara sahip olsa da, tüm ofis alanları için evrensel teknolojiler vardır. Her bir madde, zaman ve para kazandıran, kurum içinde görevlerin yerine getirilebilmesi için birlikte çalışır.
Bilgisayarlar
Bir bilgisayar en önemli ofis ekipmanları olarak kabul edilebilir. İnternet dünyadaki insanları birbirine bağlamayı mümkün kılmıştır, bu nedenle iyi donanımlı bir bilgisayar sistemi bir iş yürütmek için zorunludur. Şirketler tercihe bağlı olarak PC veya Mac sistemlerini seçebilirler. Önemli olan, ofis ağına izin veren tüm ofis için tek bir sistemin seçilmesidir. Dizüstü bilgisayarlar, masaüstlerinden daha pahalıdır ve genellikle evden çalışmak için kullanılır.
Fotokopi Makineleri ve Yazıcılar
Bir ofisin tam boyutlu bir fotokopi makinesine mi yoksa sadece üçü bir arada bir yazıcıya mı ihtiyaç duyduğu işin büyüklüğüne göre belirlenir. Çoğu büyük şirket ağır baskı ve kopyalama yüküne sahiptir ve uzaktan baskı yapabilen ve büyük ölçekli kopyalar yapabilen tam boyutlu bir fotokopi makinesinin dayanıklılığına ihtiyaç duyar. Yüksek kaliteli fotokopi makineleri bir zorunluluk olabilir, ancak bu işe bağlı. Küçük işletmeler, çok miktarda çıktının günlük olarak gerçekleşmeyeceği belirlenirse, para tasarrufu yapabilir ve kopyalama ve tarama işlevli küçük bir yazıcı satın alabilir.
Faks cihazları
E-posta ve tarayıcıların tanıtımıyla birlikte ofisteki faks makinesinin rolü azalmıştır, ancak standart faks makineleri bir ofis zımbasında kalır. Faks makineleri posta beklemek yerine belgeleri iletmeyi mümkün kılar. Bir ofis faks makinesinin standart işlevleri şirkete göre değişebilir. İşletmeleri başlatmak ve günde 15'ten fazla faks göndermek, genellikle yüksek kapasiteli bir belleğe ve gönderme hızına ihtiyaç duyar.
Telefon Sistemleri
Ofislerde genellikle birden fazla hat ve arayan kimliği olan telefonlar vardır. Bir hoparlör seçeneği konferans görüşmelerini mümkün kılar. Her ofisin sekreteri olmasa da, yanıtlama sistemleri müşterilerin asla yoğun bir sinyal duymadığından emin olur. Bunlar, çağrılar ofise geldiğinde çalan ve arayanlara aramalarını nasıl yönlendirecekleri konusunda seçenekler sunan mesajlardır.
