Sektörden bağımsız olarak her şirketin, şirketin verimli çalışması için ele alınması gereken idari görevleri vardır. Bu görevler genellikle sekreter, resepsiyonist, idari asistan, yönetici asistanı veya ofis yöneticisi tarafından yerine getirilir. Bu tür rollerin bulunamadığı küçük şirketlerde, çalışanların idari görevlerin yerine getirildiğinden emin olmak için birlikte çalışması gerekir.
Bilgi Saklamak
Önemli belgelerin uygun yerlere zamanında doldurulması, dosya dolabına klasörlerin veya belgelerin çevrimiçi belge yönetimi programlarına yerleştirilmesini içeren idari bir görevdir. Doğru dosyalama sistemleri, çalışanların finansal kayıtlara, müşteri kayıtlarına ve araştırmalara erişmesini sağlar.
Bilgi bulmak
Müşteriler, yöneticiler ve iş arkadaşlarınız için çevrimiçi ortamda, ofis dosyalama sistemlerinde veya kitaplarda bilgi araştırmak, işletmelerin projeleri başlatmak ve bitirmek için gerekli bilgilere sahip olmalarına yardımcı olan önemli bir idari görevdir. Bu bilgiler genellikle derlenir, özetlenir, gerekli kişilere dağıtılır ve bir raporda veya elektronik tabloda sunulur.
Telefonlara cevap vermek
Bir reklam ajansına veya bir çamaşırhaneye sahip olsanız da, müşteriler ürünler ve hizmetler, çalışma saatleri, bilgi talepleri veya fiyatlandırma ile ilgili sorular sorarlar. Bu çağrılara cevap vermek ve müşterilerin ihtiyaçlarını karşılamak, bir şirketin başarısını veya başarısızlığını etkileyebilecek idari bir görevdir. Potansiyel müşterilerle yapılan etkin olmayan iletişim, organizasyon hakkında kötü bir izlenim bırakabilir. Bu idari görevi yerine getiren kişinin, şirket hakkında yakışıklı, nazik ve bilgili olması önemlidir.
Tebrik Ziyaretçileri
Bir ziyaretçinin bir ofise girmesi üzerine, bir resepsiyonist veya sekreter genellikle "merhaba" demek için kapıya oturur, ziyaretçiyi şantiyeye davet eder, sorulara yardımcı olur ve onu uygun kişi, ofis veya bölüme yönlendirir. İster paketten vazgeçen bir teslimat görevlisi olsun, ister bir randevu için gelen müşteriyi selamlamak, ziyaretçileri tebrik etmek önemli bir idari görevdir.
Satın Alma Ekipmanları ve Malzemeleri
Tedarik odalarının ve dolapların kağıt, kalem ve diğer ofis malzemeleri ile stoklanması idari bir görevdir. Bu pozisyonlara verilen görevler arasında diğer çalışanlardan emir alınması, emirlerin takibi, varışta eşyaların dağıtılması ve genellikle finans ekibiyle birlikte faturaların ele alınması yer almaktadır.
Yazılı İletişim Oluşturma ve Yönetme
Rapor, e-tablo ve veri tabanları oluşturmak için e-postalar ve iş mektupları oluşturmanın yanı sıra, idari görevler ayrıca bu yazılı iletişimin dağıtımını oluşturma ve yönetmeyi de içerir. Bu iletişim diğer çalışanlar veya müşteriler için olsa da, işler profesyonel, özlü belgeler oluşturmak için kelime işlem ve elektronik tablo programları kullanılarak tamamlanır.
Toplantı Hazırlığı
Konferans salonları ve toplantı salonları oluşturmak, yemek düzenlemeleri yapmak, görsel-işitsel donanım sipariş etmek ve ayarlamak ve gündem hazırlamak idari görevler kategorisine girmektedir. Bu kilit görevler, şirketler ofisten uzakta veya ofisten konferans veya müşteri toplantısı yaptığında çok önemlidir.
