Düzenli olarak programlanmış personel bilgilendirme oturumları önemli bir iletişim aracıdır. Notlara veya e-postalara güvenmek yerine, yüz yüze bir yaklaşım benimsiyorsunuz. Bu sadece ilgili bilgileri sağlama fırsatları değil aynı zamanda soruları cevaplamak ve olası yanlış anlamaları netleştirmek için fırsatlar sunar. Ancak, diğer toplantı türlerinin aksine, brifing oturumları tipik olarak iş veya proje operasyonlarına odaklanır ve en fazla 15 dakika ila 30 dakika sürer.
Temel kurallar
Bilgilendirme oturumları çoğu zaman gayri resmi olsa da, iyi davranış ve iletişim için temel kurallar hala geçerli olmalıdır. Kısa bir zaman dilimi, başkalarının birisiyle konuşurken dinleyen, iletişimi amaç ve profesyonelle iletişim kuran, soruları ve üretken geri bildirimleri teşvik eden kurallar koymayı hayati kılar. Ayrıca, brifing oturumları güncellemeler ve diğer ilgili bilgiler sağlamaya odaklandığından, çalışanlar bunun şirket politikalarını veya kararlarını tartışmanın yeri olmadığını anlamalıdır.
Önceden Belirlenmiş Bir Gündemden Çalışma
Bilgilendirme başlamadan hemen önce bir gündem hazırlayın. Bu, brifingin hem standart hem de son dakika haberlerini içerdiğinden emin olmak için gereklidir. Örneğin, vardiya öncesi personel brifingi için bir gündemde iş atamaları, zamanlama ayarlamaları ve önceki vardiyada gerçekleşen olaylar hakkında bilgiler yer alabilir. Gündemi dağıtabilir veya personelden not almalarını isteyebilirsiniz. Amaç sizi takip etmek ve brifingin faydalı olduğundan emin olmaktır.
Bang ile başla
Her brifingin ilk iki dakikasını personele enerji veren ve motive eden bir ekiple geçirin. Ekibi bir önceki gün satış hedeflerine ulaşmak için tebrik etmek, yeni bir çalışanı ağırlamak veya çalışanın takdir günü için tarihi ilan etmek gibi iyi haberler ile başlayın. Profesyonel bir koç ve yazar olan Albert Mensah'a göre, konuştuğunuz şey motivasyonel bir etki yaratıp yaratmadığı kadar önemli değil.
Sona Ayırma Soruları
Bilgi dağıtmak için zamanın büyük kısmını ayırın. Personelimize, brifing sırasında değil, sonunda soru alacağınızı ve bilgileri netleştireceğinizi söyleyin. Bu, hem zaman aralığında kaldığınızdan emin olmak hem de herkesin dikkatini eldeki bilgilere odaklanmak için önemlidir. Hemen bir soruya cevap veremezseniz, bilgilendirme bittikten sonra cevabı alın ve özellikle zamana duyarlı sorular için mümkün olan en kısa sürede takip edin.
