Büyük ölçüde malzeme veya hammadde alımına dayanan bir şirketi yönettiğinizde veya yönettiğinizde, satın alma sürecine aşina olmalısınız. Satın alma işlemi, ihtiyaç duyduğunuzda doğru ürünleri almanızı sağlayan birkaç adım içerir. Önceden planlayın, böylece sipariş işleminiz sorunsuz bir şekilde gerçekleşsin.
Ön Kararlar
Satın alma sürecindeki ilk adım, neye ihtiyacınız olduğunu ve işletmeniz için hangi öğelere ihtiyaç duyacağınızı belirlemektir. Örneğin, ofis malzemelerini sipariş etmeyi planlıyorsanız, her hafta, her ay veya yalnızca belirli bir envanter seviyesine ulaştığınızda sipariş vermek isteyip istemediğinize karar verin. Tedarikçilerle fiyat konusunda pazarlık yapabilmeniz için satın almanız gereken ürünlere ne kadar para harcayabileceğinizi de belirlemelisiniz.
Tedarikçilerle İletişim
İhtiyacınız olanı öğrendikten sonra, ihtiyacınız olanı size sağlayabilecek tedarikçilerle iletişime geçmelisiniz. Listenizdeki çeşitli öğeleri içeren bir katalog veya fiyat listesi istemek için çeşitli tedarikçileri arayın. Anlaşmanın şartlarını belirlemek için sipariş etmek istediğiniz her şirketle bir tedarikçi anlaşması görüşün. Koşullar arasında nakliye için kimin ödeyeceği, indirim planı veya ürün başına maliyet ve sipariş için ödemeyi bekleyebileceğiniz gün sayısı (genellikle 30 veya daha fazla gün) vardır.
Satınalma Siparişini Gönderin
Ne satın almak istediğinizi öğrendikten sonraki adım, satınalma siparişinizi tedarikçiye sunmaktır. Bir satınalma siparişi, sipariş vermek istediğiniz ürünlerin eksiksiz bir listesinin yanı sıra, tedarikçinizin bilgilerini yanı sıra işletme bilgilerinizi listeleyen bir formdur. Satın alma siparişinizi posta yoluyla, faksla veya e-postayla gönderebilirsiniz.
Ödeme Gönder
Siparişinizi tedarikçiden aldıktan sonra, satın alma sözleşmesinin tarafını doldurmanız gerekir. Tedarikçi size, ilk sözleşmeniz için ödeme son tarihini veren ve ödenecek toplam tutarı listeleyen bir fatura gönderir. Ödemenizi, sözleşmenizde belirtilen sürede bir ticari çek veya kredi kartı ile tedarikçinize gönderin. Faturayı ödemeden önce sipariş edilen tüm kalemleri aldığınızı doğrulayın.
