Düzenli olarak ürün satan veya ihtiyaç duyan bir şirket, bir satın alma birimine veya irtibat noktasına sahip olmalıdır. Bu işlemden sorumlu olan kişiye satın alma temsilcisi denir. Bir işletme için envanter sipariş etmeden önce, sipariş verme ve satın alma sürecinin temellerini anlamak önemlidir.
Değerlendirme
Stok sipariş ve satın alma sürecindeki ilk adımlardan biri, şirketin satın alabileceği kalemleri değerlendirmektir. Temkinli bir alıcı, envanter ihtiyaçları söz konusu olduğunda kalite konusunda endişeli. Şirketin kötü hazırlanmış bir ürün veya yanlış hammadde almadığından emin olmaktan sorumludur. Bu nedenle, alıcılar genellikle şirketin kalite standartlarını karşıladığından emin olmak için örnek malzeme, ürün ve malzeme sipariş ederler.
Anlaşma Yarat
Satın alma temsilcisi bir tedarikçiye ve ihtiyaç duyulan ürünlere karar verdiğinde, bir sonraki adım bir satış anlaşması için pazarlık etmektir. Satış sözleşmesinde, alıcı ve distribütör, stok kalemleri ve ödeme koşulları için fiyat indirimi üzerinde anlaşırlar. Örneğin "net 30", ödemenin fatura tarihinden 30 gün sonra yapılması anlamına gelir. Anlaşmada ayrıca iade, değişim ve navlun bedelleri için ödeme koşulları ve kuralları listelenir.
Satınalma Siparişini Gönderin
Bir sonraki adım, alıcının distribütöre, toptancıya veya üreticiye bir satınalma siparişi göndermesidir. Satınalma siparişi, alıcı teslim ettiği sürece ürün satın alma taahhüdüdür. Satınalma siparişi, alıcının envanter için istediği tam kalemleri ve gönderim adresini belirtir. Ayrıca bir satınalma siparişi numarasını, hesap numarasını (distribütör veya üretici tarafından atanan) ve her iki tarafın üzerinde anlaştığı şartların bir özetini listeler.
Faturayı Ödeme
Dağıtım şirketi, alıcının satınalma siparişini alır ve işler. Eşyaları alıcıya gönderdikten sonra, distribütör daha sonra ödeme talep etmek için bir fatura düzenler. Fatura, satınalma siparişi numarasını, hesap numarasını, alıcının adresini, sevk edilen kalemlerin bir tanımını ve ödenmesi gereken toplam tutarı içerir. Fatura ayrıca verme tarihini ve şartları (30 gün içerisinde net 30 gibi) alıcının zamanında ödeme yapabilmesi için listeler.
