Neredeyse her büyüklükteki şirketler bir işletme sistemini kullanabilirken, çoğu durumda bir işletme aynı ağa bağlı 500 veya daha fazla bilgisayarın kuruluşuna atıfta bulunur. Şirketin büyüklüğünden bağımsız olarak, ticari işletme sistemlerinin ortak bir yönü vardır: yöneticilerin ve çalışanların bilgi yönetimi için harcadıkları çabayı azaltır. Kurumsal sistemler, bir organizasyonda kullanılan bilgileri ve süreçleri entegre eder ve ideal olarak, onları tek bir yerden erişilebilir kılar.
Günümüzde üç farklı tür kurumsal sistem mevcuttur:
- ERP: Kurumsal Kaynak Planlaması
- CRM: Müşteri İlişkileri Yönetimi
- SCM: Tedarik Zinciri Yönetimi
Kurumsal Yazılım Platformunu Anlamak
Bilgisayarı veya cep telefonu olan herkes iki tür yazılımı zaten biliyor: işletim sistemleri ve uygulamalar. Microsoft Windows, Linux, Android ve Apple iOS gibi işletim sistemleri donanıma erişir ve uygulamaların çalışabileceği bir platform sağlar. Uygulamalar veya uygulamalar, oyun oynamak ve işinizi yapmak için kullandığınız yazılımdır.
Bir iş ortamında, bilgisayarlar genellikle bir ağa sunucu adı verilen bir veya daha fazla güçlü bilgisayar aracılığıyla bağlanır. Sunucu ofisinizde bulunabilir veya internet üzerinden erişebileceğiniz başka bir yerde olabilir. Sunucuda bulunan ve şirketteki herkesin aynı anda kullanabileceği uygulamalara kurumsal yazılım denir. Bir şirket envanteri izlemek, satışları ve ödemeleri yönetmek ve müşteri bilgilerini ve çalışan kayıtlarını saklamak gibi şeyler yapmak için kurumsal yazılımı kullanabilir.
İpuçları
-
İnsanlar bulut hakkında konuştuğunda, bir sunucuya veya internet üzerinden erişilen bir sunucu grubuna atıfta bulunurlar.
ERP: Kurumsal Kaynak Planlama Sistemleri
Bir kurumsal sistemde erişilebilir olmasını istediğiniz çeşitli iş işlevleriniz varsa, bir ERP yazılım paketi genellikle en mantıklı olanıdır.Microsoft, Word, Excel ve Powerpoint gibi masaüstü uygulamalarını, hepsi birlikte çalışabilecek tek bir pakette bir araya getirdiğinde, ERP yazılımı da kurumsal uygulamaları birlikte çalışabilecek tek bir pakette bir araya getirir. Genellikle modüller adı verilen bu uygulamalar paketler halinde satın alınabilir ve daha sonra, daha fazla işlevselliğe ihtiyaç duyduğunuzda ek modüller eklenebilir.
ERP sistemleri genellikle müşteri ilişkileri ve tedarik zinciri yönetimi sistemlerini modüllerine dahil edebilir.
CRM: Müşteri İlişkileri Yönetimi Sistemleri
CRM yazılımı ERP'ye benzer, ancak adından da anlaşılacağı gibi müşteri verilerine odaklanmıştır. En sık satış, müşteri hizmetleri ve pazarlama için kullanılır. Müşterilerinizle ilgili her türlü ayrıntı, işinizdeki herhangi birisinin kullanımına sunulan CRM sistemine girilebilir. Müşterinin organizasyonundaki farklı kişiler için kişisel iletişim bilgileri, tarih, şikayet ve iadelerin yanı sıra saklanabilir. Bu veri girildiğinde, CRM sistemi satışları tahmin etmek ve pazarlama fırsatlarını belirlemenize yardımcı olmak için kullanılabilir.
CSM: Tedarik Zinciri Yönetim Sistemleri
CSM yazılımı, ürünleri müşterilerinize sunmak için gereken kaynaklar ve lojistik konusunda döner. Yaygın bir tedarik zinciri, tedarikçiden hammadde tedarik etmeyi, sipariş vermeyi ve sevkiyatları takip etmeyi, ardından üretim sürecinde üretilen ürünleri takip etmeyi, depoya koymayı ve müşterilere göndermeyi içerecektir. Doğru şekilde optimize edilmiş bir CSM sistemi, hammaddelere ihtiyaç duyulmadan önce otomatik olarak tedarikçilerle sipariş verebilir ve üretildiği zaman her birimin verimliliğini takip edebilir.
Farklı ERP Modüllerini Keşfetmek
Farklı modüller daha sonra bu verilere erişebilir ve gerektiğinde çalışanlara sunabilir. Böyle bir sistem olmadan, bir muhasebe departmanı bir sistemi, satış departmanı başka bir sistemi, depo ise üçüncü bir sistemi kullanabilir. Her bölümün bilgisi, diğer bölümlere erişilemez olan kendi silosunda kalacaktır.
Örneğin, yağmur botları yapan bir şirkete sahip olduğunuzu varsayalım. Bir işletme sistemi olmadan, her departman birbirinden bağımsız olarak çalışacaktı. Satış departmanı yeni bir müşteriye ulaştıysa, müşteriyi kurması ve kredi için onaylaması için muhasebe ile iletişim kurmaları gerekirdi. Onaylandıktan sonra, muhasebe departmanının satış departmanına ilk siparişin işleme alınabileceğini bildirmesi gerekir. O zaman birisinin depo ve üretim departmanı ile koordine etmesi gerekirken, satın alma departmanı ve insan kaynakları departmanlarının her birinin siparişi işlemek için yeterli tedarik ve işçinin olmasını sağlamak için getirilmesi gerekir. Bu adımların her biri, siparişin teslimine kadar müşterinin yanı sıra, şirket genelinde e-postaları ve telefon görüşmelerini içerecektir.
Bir işletme sistemi kullanarak, çeşitli modüller aracılığıyla, bunların tümü süreci hızlandıran ve insan hatasını azaltan herhangi bir insan etkileşimi olmadan otomatik olarak ve çoğunu yapabilir.
Satış modülü: Satış temsilciniz, Kanada'da bulunan ve aynı tasarım ve farklı boyutlarda 1.000 bot satın almak isteyen yeni bir müşteriye, bir perakende giyim zincirine sahiptir. Müşteri bilgisini satış modülüne girer.
Muhasebe Modülü: Muhasebe departmanı, yeni bir müşterinin eklendiğine dair bildirim alır. Müşterinin bilgilerini doğrular ve bir kredi kontrolü gerçekleştirir. Müşterinin siparişi onaylandıktan sonra, satış fiyatı ve müşteri indirimi de dahil olmak üzere satış temsilcisi onay alır.
Envanter Modülü: Satış temsilcisi siparişi teyit ettiğinde, sistem stokta 200 adet bot olduğunu ve hemen sevk edilebileceğini söylüyor. Kalan botların üretilmesi gerekiyor ve iki hafta içinde sevk edilebilir.
Üretim Modülü: Sipariş onaylandıktan sonra, üretim müdürüne gerekli boyutlarda 800 bot bulundurması gerektiği bildirilir.
İnsan Kaynakları Modülü: En son siparişle, insan kaynaklarına yeni bir eşiğe çarptıkları bildirilir ve çeyrek için güncellenen satış tahminine göre, iki çalışan daha işe alınmalıdır.
Satın Alma Modülü: Yeni bot siparişleri, şirketin kauçuk üreticisinin stoklarını minimum eşiğinde tutması için bir siparişi otomatik olarak tetikler.
Sipariş Takip Modülü: Kanadalı yeni müşteri, siparişin ne zaman gönderileceğini görmek için şirketinizin web sitesine giriş yapabilir. Sistem aynı zamanda benzer perakendecilerin geçtiğimiz ay sipariş ettiği diğer ürünleri de gösteriyor.
Karar Destek Modülü: Kanada'ya verilen siparişlerin artmakta olduğunu görüyorsunuz, size o ülke için bir satış temsilcisi kiralayıp kiralamama konusunda karar vermeniz için gereken verileri veriyorsunuz. Orada satılan belirli stillere baktığımızda, bu yeni pazar için benzer stil botlar için pazarlar olabileceğini fark edersiniz.
Kurumsal Sistemlerin Faydaları ve Başarısızlıkları
Doğru kurumsal yazılımı seçmek, verimliliği artırabilir, maliyetleri azaltabilir, satışları artırabilir ve yönetim kararlarını çok daha verimli hale getirebilir. Küresel ticaret çağında, eğer rakipleriniz bilgi akışını kolaylaştırmak için kurumsal çözümler kullanıyorlarsa, bir kurumsal platformun olmaması sizi daha az rekabetçi hale getirebilir ve işinizi riske sokabilir.
Öte yandan, kurumsal bir çözüm benimsemek, tüm veri yumurtalarınızı bir sepete koymak gibidir. Kurulumdaki bir problem her departmanı felç edebilir. 2015 yılında yapılan bir ankete katılanların yüzde 21'i ERP çözümlerinin başarısız olduğunu açıkladı. Sorunlar şunları içerebilir:
- Yeni sistemi işletmek için personeli yanlış eğitmek.
- Personel ihtiyaçlarının anlaşılmaması.
- Sistemin erişmesi için gereken verileri yanlış bir şekilde yapılandırma.
- Hassas verilerin bilgisayar korsanları tarafından erişilmesini önleme hatası.
Bazı problemler sadece birkaç hafta baş ağrısına neden olsa da, diğerleri birkaç yıl sürebilir. Tarihsel olarak, zayıf işletme uygulamalarının milyar dolarlık şirketleri düşürdüğü bilinmektedir. Kötü bir ERP uygulamasında yapılan klasik bir vaka çalışması, Hershey'in’in Cadılar Bayramı için zamanında perakende piyasaya çikolata getirememesi ve hisse fiyatlarının çarpıcı bir şekilde düşmesine neden oldu. Son yıllarda, Target’in Kanada’ya girmesine izin vermemesi, kötü organize edilmiş bir ERP uygulamasından da sorumlu tutuldu.
