Belge kontrol sisteminin amacı, kuruluşunuzun kullandığı belgelerin etkili ve güncel olmasını sağlamaktır. Bu, ana liste olarak bilinen basit bir belge listesi kullanılarak elde edilebilir.
Politika ve Prosedür El Kitabı
Politika ve prosedür kılavuzunuzdaki doküman kontrolünü ele almak ilk adım olmalıdır. Ayrıca, kuruluşunuz, ana belge listesinden sorumlu olarak belge denetimini denetleyecek bir yönetici tanımlamalıdır.
Dokümanların Ana Listesi
Etkin bir şekilde çalışmak için kuruluşunuzda kullanılan belgeleri tanımlayan bir ana liste oluşturun. Belge örnekleri arasında prosedür kılavuzları, kalite kılavuzları, çalışma talimatları ve formlar bulunmaktadır. Sayfa tablosu biçimini kullanarak, belgenin adını ve sürümünü ekleyin. Zorunlu bir prosedüre harici bir kaynaktan başvuru yapıyorsanız, ana listedeki standarda atıfta bulunulması izlenebilirliğe yardımcı olacaktır.
Revizyon Süreci
Revize edilen belgeler ana listede belirtilmelidir. Örneğin, Kalite Güvence Politikası ve Prosedürleri, sürüm B. Kendi tanımlama sisteminizi oluşturabilirsiniz. Bazı kuruluşlar revizyon tarihlerini kullanır. Bir prosedür revize edildiğinde, prosedür içerisinde referans gösterdiğiniz form veya talimatları da gözden geçirmelisiniz.
