Sesli mesaj bırakırken, kendinizi profesyonel olarak temsil etmek önemlidir. Eğer ciddiye alınmak istiyorsanız, bir mesajı nasıl doğru bırakacağınızı, ne söyleyeceğinizi ve mesajınızı nasıl sonlandıracağınızı bilmeniz gerekir.
Sesli Mesaj Nasıl Bırakılır?
Geri arama isteğinde bulunan bir mesaj bırakmanız muhtemeldir; bu nedenle, kendinizi telefonla sunma şekliniz, geri arayan kişinin şansını etkileyecektir. Telefon görüşmesi yapmadan önce ne söyleyeceğinizi bildiğinizden emin olun. Adınızı ve şirketinizin adını veya aradığınız şirketi söyleyerek başlayın. Telefon numaranızı iki kez söylediğinizden emin olun, böylece alıcı, numarayı yazmak için yeterli zamana sahip olur.
Benzersiz bir adınız varsa, telefon numaranızı ilk defa verirken heceleyin. Gergin olsanız bile, bilgileri yazıyormuş gibi yavaşça konuşun. Hızlı konuşmak, iletişim kurmaya çalıştığınız kişiyi şaşırtabilir. Bir sesli posta 30 ila 45 saniyeden uzun olmamalıdır. Doğrudan aradığınız noktaya gelin.
Telefon Mesajını Sonlandırırken Profesyonellik Uygulayın
Bir telefon mesajının noktasına gelmek iyi olsa da, asla sadece adınızı, numaranızı söylemek ve kişiye geri aramasını söylemek istemezsiniz. Daha fazla bilgi olması gerekiyor. Neden aradığınızı kısa bir şekilde açıklamalısınız. Bilgilerinizi bıraktıktan sonra, kişiye ne zaman müsait kalacağınızı söyleyebilirsiniz, ancak onun istediği zaman arayabildiğini de söyleyin.
Numaranızı mesajın sonunda bırakın, arama isteyin, ancak yarın tekrar deneyeceğinizi de söyleyin. Hiçbir şey, tekrar denemekten daha fazla bağlılık göstermez.
Her zaman teşekkür etmek gibi bir takdirle bitirin. Aramayı sonlandırmanın bir başka yolu da meşgul olduğunu bildiğini söylemektir, ama geri aramayı takdir edersin. Sesli postanızı sonlandırmak için hangi yolu seçerseniz seçin, söylediğiniz gibi gülümsemeye dikkat edin. Kaşlarını çattıran bir ağzın, gülen bir ağzınkinden farklı bir sesi vardır. İnsanlar birisinin diğer hatta mutlu ve mutlu olduğunu hissedebilir, bu nedenle geri arama şansının artmasını istiyorsanız gülümseyin.
Bir Sesli Tebrik Nasıl Sonlandırılır
Telesekreterinizi ofis kapalı sesli mesajınız için ayarlarken, "Aramanız benim için önemli" gibi fazla yazılmış ifadelerden kaçının. Selamlamalarına, çağrıları cevaplamadığınız için özür dileyerek başlayın, arayanların geri arama bekleyebileceği zaman tahmini bir zaman dilimi verin. Karşılama mesajınızı kısa tutun ve konuya göre ayırın, böylece arayanların mesaj bırakması daha olasıdır. Ortalama karşılama 25 saniye civarında olmalıdır.
Bir sesli mesaj selamlamasına örnek olarak "Merhaba, Ulaştınız (işletme adı). Üzgünüm, aramanızı cevaplamadım. Lütfen adınızı ve ulaşabileceğiniz en iyi telefon numarasını bırakın. Size geri döneceğim. 24 saat. Teşekkürler."
