Çalışanlara ücret ödediyseniz ve vergi indirdiyseniz, W-2'leri Sosyal Güvenlik İdaresi'ne vermelisiniz. 50 çalışanınız varsa, SSA’nın Business Services Online sistemi üzerinden elektronik olarak dosyalayabilirsiniz. Servis güvenlidir ve dosyaladığınız anında kanıtı sağlar. Elektronik ortamda dosyalamak için 31 Mart'a kadar zamanınız var; kâğıt dolgular şubat ayının son gününe kadar sürmektedir. Ayrıca W-2'leri yazdırabilir ve çalışanlarınıza dağıtabilirsiniz.
Ticari Hizmetler Online Kayıt
BSO'ya erişmek için önce kayıt olmalısınız. Sosyal Güvenlik Yönetimi, Business Services Online web sitesine gidin ve “Kayıt Ol” düğmesini seçin. Adınız, doğum tarihiniz, Sosyal Güvenlik numarası, adres, telefon numarası ve e-posta adresi gibi özel bilgiler vermeniz gerekecektir. Kaydınız onaylandıktan sonra kullanıcı kimliğinizi ve şifrenizi alacaksınız.
W-2 / W-3 Online Formları
W-2 oluşturmak için BSO’nun Form W-2 / W-3 Online’ına erişmeniz gerekir. Ayrıca, vergi yılı seçmek, işveren kimlik numaranızı girmek ve istisna veya kısıtlama yapılmamasını sağlamak gibi bazı ön adımlar atmalısınız. Örneğin, 2011'den önce bir vergi yılı dolduruyorsanız veya önceden dosyalanmış bir W-2'yi düzeltirseniz, Form W-2 / W-3 Online'ı kullanamazsınız. W-2'leri oluşturmak için BSO’nun ücret raporu sayfasındaki talimatları izleyin. Her W-2'yi kağıt versiyonunda olduğu gibi tamamlayın. Çalışanların ücretlerini, ödenen vergileri ve uygulanan faydaları uygun kutulara kaydedin.
W-2 Baskı
Formlar W-2 / W-3 Online, W-2'ler oluşturmanıza, kaydetmenize, yazdırmanıza veya göndermenize olanak sağlar. Göndermeden önce W-2'leri yazdırabilir ve inceleyebilirsiniz. W-2'lerinizi daha önce gönderdiyseniz, PDF biçiminde bulunan W-2'lerinizi indirmek için başvuru tarihinden sonra 30 gününüz var. Önceden doldurulmuş, tamamlanmamış W-2'leriniz varsa, sistem size formların eksik olduğunu bildirecektir. BSO W-2'lerinizi yalnızca SSA'ya gönderir. Onları geçerli eyalet ve yerel gelir ajanslarına göndermez. Onları kendin iletmelisin.
W-2c / W-3c Online Formları
Gönderilen bir W-2'yi düzeltmek için, W-2c / W-3c Çevrimiçi Formlarını kullanarak bir W-2c dosyası oluşturun. Bu sistem, orijinal gönderim biçiminden bağımsız olarak düzeltilmiş bir W-2 dosyası hazırlamanızı ve yazdırmanızı sağlar. Gönderilen W-2'leri yalnızca önceki üç yıl, üç ay ve 15 gün içinde kazanılan ücretler için düzeltebilirsiniz. 25 adete kadar W-2cs tamamlayabilir ve yazdırabilirsiniz.
W-3 ve W-3c Hizmetleri
W-3, tüm çalışanlar için toplam ücret ve stopajı gösteren bir iletim şeklidir. Çalışanlarınızın W-2'lerini SSA'ya gönderirken bir W-3 eklemelisiniz. Bir W-3'ü dosyalamak ve yazdırmak için, Form W-2 / W-3 Online'a erişin. Düzeltilmiş bir W-3'ü dosyalamak ve yazdırmak için Form W-2c / W-3c Online kullanın.
50'den Fazla Çalışan İçin Dosyalama ve Basım
50'den fazla çalışanınız varsa, WO'ları dosyalamak ve yazdırmak için BSO'nun "dosya yükleme" sistemini kullanabilirsiniz. Dosya formatı özellikleri için, Sosyal Güvenlik İdaresi, İşveren W-2 Dosyalama Talimatları ve Bilgi web sitesine gidin. "Yayınlar ve Formlar" ı ve ardından "W-2 ve W-2c Formlarını Elektronik Olarak Dosyalamak İçin Spesifikasyonlar" ı seçin. Uygun özellikler bağlantısını seçin.
