İş mektupları şirketlerde ve organizasyonlarda resmi iletişim için kullanılır. Tanıdıklarınızı ve akrabalarınızı kapatmak için yazılan gündelik yazışmalardan farklı olarak, iş mektuplarının alıcıya bilgileri kısa ve öz olarak iletmesi amaçlanmıştır. Tipik olarak, iş yazışmaları bir giriş, yapı ve sonucu içerir. İki harf formatı arasındaki farklar ayrıca noktalama işaretleri, uzunluk, ton ve yazı stilinde de bulunur. Dahası, iş mektupları tipik olarak bir harekete geçirme ifadesi veya mektubun alınmasından sonraki bir cevap gerektirir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Kelime işleme yazılımı
-
Şirket antetli
Temel şirket veya resmi antetli kağıtla başlayın. Adresinizin, iletişim bilgileriniz ve varsa şirket logosu ile birlikte en üstte olduğundan emin olun.
Tarihi yaz. Alıcının adresini selamlamanın üzerine, tarihin iki satır altına yerleştirin. Adı, resmi unvanı, şirket adını ve ofis adresini belirtin.
Selamlama alıcının adresinin altına iki satır yazın. Alıcıya “Sevgili” yi ve ardından bireyin unvanını ve soyadını kullanarak hitap edin. Soyadından sonra virgül yerine iki nokta eklemeyi unutmayın. Alıcının adını veya cinsiyetini bilmiyorsanız “Kime Endişeli Kime” veya “Sayın Bay / Bayan” kullanın.
Selamlamadan sonra giriş paragrafınıza başlayın. Neden ticari mektubu yazdığınızı ve alıcıdan ne istediğinizi konuşun. Bir argüman sunuyorsanız pozisyonunuzu belirtin. Referans olayları, toplantıları veya okuyucuya aşina veya konuyla ilgili kişiler.
Mektubunuzun vücuttaki amacı veya ana konusu hakkında ayrıntılı bilgi. Argüman, istek veya teklifinizi destekleyen örnekler sunun. Bir müşteriye veya müşteriye satış yapıyorsanız, ürün özellikleri ve avantajlarının yanı sıra müşteri referansları hakkında ayrıntılı bilgi verin.
Sonucunuzla bedeninizi takip edin. İlk isteğinizi veya pozisyonunuzu tekrarlayın. Okur ve ayırdığı zaman için teşekkür eder ve daha fazla soru veya bilgi için sizinle nasıl iletişime geçebileceğini söyleyin.
Bedenin son cümlesinden itibaren iki satırlık ücretsiz bir kapanışla bitirin. İmzanız ve basılı adınız için dört boşluk ayırın.
İpuçları
-
İsteğe bağlı olsa da, selamlamadan önce bir konu satırı ekleyerek mektubun amacını en başında not edebilirsiniz. Amaçlanan alıcıyı açıkça belirtmek için bir dikkat hattı eklemek de yaygındır.
Kısa ve kısa cümleler yazın. Mektubunuzdaki her kelimeyi okumak yerine, okuyucuların yetersiz kalabileceğini unutmayın. Okuyucu için önemli olduğunu düşündüğünüz kalın yazı. Bir sayfadan daha uzun harfler için, başlıklar altındaki paragrafları gruplamayı veya madde imleri ve sayıları kullanarak içerik düzenlemeyi düşünün.
