Şirketler, periyodik veya sürekli envanter sistemleri kullanarak envanter sistemlerini sürdürmektedir. Sürekli envanter sistemi gerçek zamanlı bir envanter bakiyesini korur. Periyodik envanter sistemi, yalnızca fiziksel bir sayı alındığında envanter bakiyesini günceller. Sürekli envanter sistemleri yıllık olarak bir fiziksel envanter sayımı gerektirirken, periyodik bir envanter sistemi fiziksel envanter sayımlarını daha sık gerçekleştirir. Her iki sistem için, fiziksel envanter sayımı ile envanter sisteminde bildirilen miktar arasındaki fark, bir envanter düzeltmesiyle ayarlanır.
Fiziksel envanter
Envanter ayarlamaları, muhasebecinin sistemde kaydedilen envanter bakiyesiyle karşılaştırabilmesi için fiziksel bir stok sayımı yapılmasını gerektirir. Sayımın bütünlüğünü korumak için fiziksel envanter sayımı sırasında tüm faaliyetler sona ermelidir. Şirket çalışanları, fiziksel envanter sırasında depodaki her bir birimi manuel olarak sayır ve kaydeder.
Periyodik Envanter Ayarlamaları
Periyodik envanter sistemi altında, işletme sahibi envanteri fiziksel olarak saydığında bir envanter değişikliği kaydeder. Mevcut kayıtlı stok bakiyesini, az önce yaptığı stok sayımı ile karşılaştırır. Fark, stok ayarlaması olarak kaydedilir. Envanter düzeltme günlüğü girişi, Satılan Malın Maliyeti, Alımlar için bir kredi ve Envanter'e borç veya borç olarak içerir. Mal sahibi, ay boyunca yapılan alımların toplamına dayanarak alım miktarını belirler. Envanter miktarı, fiziksel envanter sayımı ile sistemdeki envanter bakiyesi arasındaki farka göre hesaplanır. Envanter tutarı, envanter bakiyesinde bir artışı temsil ediyorsa, hesap borçlandırılır. Envanter tutarında bir düşüş varsa, hesap kredilendirilir. Satılan Malın Tutarı, girişi dengelemek için gereken sayı hesaplanarak belirlenir.
Sürekli Envanter Ayarlamaları
Sürekli bir envanter sisteminde, alım ve satım işlemleri, işlem sırasındaki envanter bakiyesini etkiler. Sürekli bir envanter sistemine kaydedilen son envanter teorik olarak fiziksel envanter sayımına uymalıdır. Muhasebeci, fiziksel envanteri envanter sistemi bakiyesiyle karşılaştırır. Muhasebeci tutarsızlığı bir stok düzeltmesi olarak kaydeder. Tutarsızlık tutarı, giriş ücret Envanterinin diğer kısmıyla satılan Malın Maliyeti'ne yüklenir. Fiziksel envanter sayımı envanter sisteminden daha yüksek bir bakiye gösterirse, muhasebeci Satılan Envanter ve kredileri borçlandırır. Fiziksel envanter sayımı envanter sisteminden daha düşük bir bakiye gösterirse, muhasebeci Satılan Malın Maliyeti ve Envanter'i borçlandırır.
Envanter Analizi
Bazı envanter ayarlamaları, envanter bozulma veya veri girişi hataları gibi normal ticari faaliyetlerin bir sonucu olarak gerçekleşir. Muhasebecinin büyük düzeltmelerin neden yapıldığını belirlemek için büyük envanter ayarlamalarını analiz etmesi gerekiyor. Veri girişindeki sık karşılaşılan hatalar sorumlulukların yeniden eğitilmesini veya yeniden yapılandırılmasını gerektirir. Açıklanamayan envanter düzeltmeleri, hırsızlığın bir sonucu olabilir ve bu da güvenliğin artması gerektiğini gösterir.
