İşletmeler her gün çeşitli pazarlama ve iletişim biçimlerini kullanırlar. Her bir iletişim türü için kullanılan antetli kağıdın tasarımı ve içeriği genellikle bir müşterinin bir şirket hakkında gördüğü ilk şeydir. Tasarım ve yaratıcılık sınırsız olanaklara sahip olsa da, şirketler genellikle iş iletişiminde dört standart antetli kağıda uyuyorlar.
Standart Antetli Kağıt
Standart bir antetli kağıt genellikle bir bütün olarak işletmeye atıfta bulunur ve tipik olarak idari veya servis odaklı amaçlar için kullanılır. Hedef kitle genellikle genel ve yaygındır ve mektup, varsayılan mektup, bildirim veya fatura gibi bir form belgesi olabilir. Standart antetli kağıt normalde sadece şirketin adını ve adresini, ayrıca varsa bir logo veya filigranı da içerir.
Özel Antetli Kağıt
Özel antetli kağıt, standart antetli kağıtlara benzer, ancak genellikle muhasebe, hukuk veya pazarlama gibi şirketin belirli bir bölümünden gelir. Seyirci, iletişim aldıkları alanla daha fazla ilgilenebilir. Örneğin, perakende satış yapan bir şirkette, izleyici, şirketin üretim alanı için bir satıcı grubu veya şirketin muhasebe alanı için bir denetçi grubu olabilir. Standart antetli kağıtlar gibi, özel antetli kağıtlar da şirket adını, adresini ve logosunu veya filigranını içerir; ancak, şirketin uzmanlık alanı veya alanı ile bölüme özgü diğer görseller veya logolar dahil edilmiştir.
Özel Antetli Kağıt
Özel antetli kağıt tipik olarak diğer türlerden daha spesifiktir ve genellikle belirli bir kişiden gelir. Bu antetli kağıtlar genellikle notlar veya sunumlar gibi karşılıklı iletişimler için kullanılır. Aynı zamanda dış iletişim için de kullanılırlar ve genellikle form belgelerinde kullanılması amaçlanmamıştır. Perakendecilik sektörünü tekrar örnek olarak kullanan bir proje yöneticisi, bağımsız yüklenicilere dış iletişim göndermede kullanmak için kendi özel antetini kullanabilir. Şirket adı, adresi, logosu ve belirli bir alanla birlikte, özel antetli kağıt, gönderenin adını ve işletme iletişim bilgilerini de içerir.
Yönetici Antetli Kağıdı
Yürütme antetli kağıdına, özel kitlenin amacı, hedef kitlesinin ve konusunun bir kişi veya konuya özgü olması gibi. Bu belirli antetli kağıt, yönetici seviyesindeki veya daha üst seviyedeki personel için ayrılmıştır ve sonlandırma mektuplarından teklif mektuplarına kadar çeşitli amaçlar için kullanılır. Yürütme antetli kağıdında, belirli bir yürütücünün form mektubunda da görünebilir. Örneğin, bir yönetici varsayılan amaçlar için gönderilen birçok farklı form mektubuna sahip olabilir. Her ne kadar doğada bir kazan plakası olsalar da, alıcıların, standart bir antetli kağıtta birden fazla alıcıya gönderilen bir form mektubu almak yerine, belirli bir yüksek konumdan iletişim alırken uygun cevabı sergileme olasılıkları daha yüksektir. Yürütme antetli kâğıdı, özel antetli kağıda benzer şekilde biçimlendirilmiş olsa da, belirli göndericinin başlığını daha kalın veya daha büyük bir fontla vurgulayabilir. Kağıt ayrıca tipik olarak daha yüksek kalitededir.
Tasarım ve Format
Tüm şirket antetli kağıtlarının tasarım açısından benzersiz olmaları, ancak mümkün olduğunca standart olmaları gerekir. Tasarım, izleyicilerinize şirketinizin kültürünü ve markasını anında göstermelidir. Örneğin, şirketinizin belirli pazarlama renkleri, logoları veya sloganları varsa, bunlar tüm antetli kağıtlara dahil edilmelidir. Yalnızca siyah beyaz baskı kullanıyorsanız, logonuz ve sloganınız daha da belirgin olmalıdır. Antetli kağıdınızın yazı tipi göze çarpmalı; ancak, okuyucuya ezici veya okunaksız olmamalıdır. Özellikle, antetli kağıdın sayfanın gereğinden fazlasını almaması gerekir.
