İşlem dokümantasyonu, bir şirketin düzenli olarak gerçekleştirdiği işlemlerin kaydıdır. Genellikle çalışanları eğitmek, süreç belgelendirmek ve eğitim almak bazen yaratılır, diğer faaliyetlerden zaman alabilir. Ancak, yeterli eğitim almayan veya bir işlemi gerçekleştirmenin doğru yolunu anlamayan çalışanların neden olduğu sorunları çözmek de bir günden fazla zaman alabilir.
bütünleşme
Organizasyonlar, genel bir hedefi gerçekleştirmek için bir araya getirilen bir dizi süreçten oluşur. Süreç dokümantasyonu bu çeşitli süreçlerin kaydedilmesini içerir, böylece kurumlar nasıl çalıştıklarını anlayabilir ve ayrıca onları geliştirmek için stratejiler geliştirebilir.
berraklık
Süreçler açık ve inandırıcı bir şekilde kaydedilmelidir, çünkü bu süreçler ayrıca çalışanların onları yürüttüğü şekilde gereken değişiklikleri de ifade edebilir. Yönetim, bazen yeni çalışanları eğitmek için süreç belgelerini eğitim kılavuzlarına dönüştürebilir.
dava edilebilir
Süreç dokümantasyonu, bu işlemleri daha önce hiç yapmayan bireylerin yapabilmeleri için uygulanabilir olmalıdır. Belirli ürünlerin bir mağaza zinciri boyunca aynı olmasının nedeni, bu ürünlerin yaratılması (örneğin bir fincan kahve) işleminin, başkalarının ürünün kopyalarını oluşturmalarını sağlayacak şekilde açıkça belgelenmesidir. Süreç dokümantasyonu, çalışanların eğitimi konusunda yöneticilere yardımcı olmak için uygulanabilir olmalıdır.
Neden ve sonuç
Süreç dokümantasyonu, süreçlerin sebep-sonuç doğasını açıkça tanımlamak için yazılmalıdır. İşlemler, çeşitli işlemlerin birbirleriyle nasıl ilişkili olduğunu açıklamak için izolasyon içinde ve ayrıca belgelendirilmelidir. Örneğin, bir kuruluş toplantı sürecinin şirketin tartışmasının açıklığını nasıl etkilediğini anlamak isteyebilir.
ihmal
Süreç dokümantasyonu oluşturanlar, süreç dokümantasyonunda neyin ihmal edileceğini de bilmelidir. Örneğin, bazı işlemler o kadar basittir ki açıklanması gerekmez. Diğer işlemlerin mutlaka her seferinde doğru yapılması gerekmez.
Süreç ve Eğitim
Genellikle yöneticiler süreç dokümantasyonu ve eğitimi birleştirebilir. Süreç dokümantasyonu, eğitim gören zamanı kullanmak yerine başka işler yapan işçiler için zaman kazandırabilir. Ancak, süreç belgeleri her zaman çalışanlara yeterince açık bir şekilde bilgi vermemektedir. Genellikle, bilginin yeni bir çalışan tarafından açıkça anlaşılmasını sağlamak için uygulamalı eğitim ile birleştirilmelidir.
