Bir hukuk bürosu düzenlemek, avukatlara destek olmak için paralegaller, hukuk sekreterleri ve hukuk asistanları için harika bir yoldur. Küçük hukuk bürolarında avukatlar kendilerini organize etmek zorunda kalabilirler. Birçok hukuk bürosunda merkezi bir dosyalama sistemi vardır ve dava dosyaları yalnızca dava çalışması için gerektiğinde avukatlara teslim edilir. Avukatlar zamanlarını müşterilerle buluşturarak, mahkeme işlemlerine katılmak, para yatırmak ve diğer dava işlerini yürütmek için, gerektiğinde evrak bulmak için ofis organizasyonuna güvenirler.
Aday Davalar
Hukuk bürosundaki her avukat, olası davalarla ilgili bilgilerin izlenmesi için bir sisteme ihtiyaç duyar.Kansas City'deki Wirken Hukuk Grubu yönetim kurulu başkanı ve avukat Jim Wirken, Prospektif Yeni Madde Raporu olarak adlandırılan bir formun kullanılmasını önerir. Bu standart form, bir avukatın olası bir müşterinin bilgilerini izlemesine, konuyla ilgili konuşmalar hakkında notlar almasına ve bu konuda danışmanlık için harcadığı zamanı kaydetmesine yardımcı olur. Bir dava dosyası daha sonra açılırsa, bir avukat veya destek görevlisi bu formu bir dava dosyası ve bir dava yönetimi veritabanı sisteminde yeni bir dosya oluşturmak için kullanabilir.
Dosya Organizasyonu
Dosya organizasyonu bir hukuk bürosu düzenlemenin anahtarıdır. Bu süreç, dava dosyalarını düzenlemek ve muhasebe kayıtlarını düzenlemek için önemlidir. Dosya organizasyonu aynı zamanda bir hukuk bürosunun müşteriye yanlış uygulama algılarını azaltmasına ve müşteriyi elde tutmayı kolaylaştırmasına yardımcı olur. Kağıt dosyalar için, bir hukuk bürosu, her dosya klasörünü düzenlemek için bir sistem geliştirmelidir. Örneğin, bir dosyanın her bölümüne, her zaman aynı türde belgeler yerleştirilmelidir. Her bölümde belgelerin nerede başladığını ve bittiğini belirtmek için renkli sekmelere (sayılar veya tarihlerle) ihtiyaç duyabilirsiniz. Belgeler kronolojik sıraya göre, en son veya her belgenin arkasındaki belge ile birlikte sunulmalıdır.
Bir hukuk firması bir dosya klasörü kılavuzu geliştirebilir ve tüm çalışanlara sağlayabilir. Yeni dosyalama memurlarının dosya rehberini anlamak için eğitime ihtiyaçları olabilir. Avukatlar ve yasal destek personeli, çoğu dosyalama görevi için profesyonel dosyalama kadrosuna güvenmelidir.
Elektronik Veri Depolama
Bir kuruluş ayrıca vaka ve muhasebe bilgilerini izlemek için bir vaka yönetimi veritabanı sistemi kullanabilir. Bazı veritabanı yönetim sistemleri, elektronik veri tabanındaki dava dosyalarına faks, elektronik doküman ve taranmış doküman ekleme yeteneğini içerir. Bazı veritabanı sistemleri, bir avukatın bir müşteriyi temsil etmekle (etik bir ihlale yol açabilecek) bir çıkar çatışması olup olmadığını kontrol etmek gibi rutin olmayan işler için özellikle yararlıdır.
Çalışanlar ve avukatlar bu veritabanı yönetim sisteminin elektronik ortamda bilgi depolamak için nasıl kullanılacağı konusunda eğitim almalıdır. Bir hukuk bürosu, önemli müşteri bilgilerini kaybetmemek için kayıt ekleyebilen veya silen kullanıcıların profillerini sınırlamak isteyebilir.
