E-posta, birçok işin ve işletmenin temel bir parçasıdır. İş e-posta iletişimi, yüz yüze iletişim kadar neredeyse önemli bir izlenim bırakıyor ve daha uzun sürebilir. İş e-postası her zaman profesyonellik yansıtmalı ve bir iş amacına sahip olmalıdır. Kötü e-posta alışkanlıklarına düşmek kolaydır, bu nedenle e-posta dağarcığına ilişkin sürekli farkındalık ve uyanıklık gereklidir ve profesyonel bir işletme imajı için hayati öneme sahiptir.
Konu alanı
Konu alanı e-postanın gövdesi kadar önemlidir. Bu, e-posta iletinize giden profesyonel bir başlıktır ve bunu yansıtan kelimelere ihtiyaç duyar. Konu alanında yanlış yazım olmadan uygun dilbilgisi kullanın ve uygun büyük ve küçük harfler kullanın. E-postanızın amacını kısa ve özlü bir cümleyle iletin. “Winfield Projesi Hakkında”, “Hesabınız Hakkında Size Geri Dönmek”, “Zaman ve Seyirci Yazılım Soruları”, e-posta iletilerine yönelik iş benzeri konu satırlarına örnektir. Asla argo, kötü dil veya “Merhaba”, “Nasıl gidiyor?” Veya “Soru” gibi geçici ifadeler kullanmayın.
Selamlar ve İmzalar
Elektronik iletişiminizi e-posta yoluyla iletmek istediğiniz profesyonel işletme imajı ile tutarlı tutmak için profesyonel selam ve imzaları kullanın. Uzun süre e-posta gönderiyor olsanız bile, sıkça yazışmalarda bulunduğunuz, tanıdık bir iş ilişkisine sahip olsanız bile, selamlarınızı ve imzalarınızı profesyonel ve saygılı tutun. Yeni ve tanıdık olmayan kişiler için, "Sayın Bay Smith" ve "Saygılar" ı selamlamak ve imzalamak için kullanın. Daha tanıdık temaslar için, “Sevgili Amy” ve “Buna minnettarım!” Daha gayrı resmi ancak daha profesyonel.
Biçimlendirme, Ekler ve İmza Dosyaları
İş e-postasında biçimlendirme gerekli değildir ve e-postanın spam filtrelerine sıkışmasına neden olabilir. Ekleri dikkatli ve yalnızca alıcının ön bilgisi ve onaylarıyla, özellikle de büyük ekleri ile kullanın. İmza dosyaları mümkün olduğu kadar kısa olmalıdır.
Dil ve ton
E-posta iletişiminin dili ve tonu, diğer yazılı iletişim gibi profesyonel olmalıdır. Nezaket, iyi dilbilgisi, imla, kelime hazinesi ve noktalama işaretleri kullanın. Ortak bir iş dili kullanın, argo, küfür veya geçici ifadeler kullanmayın. E-postada düşünceli ve arkadaşça bir ton kullanmak önemlidir. Kızgın, üzgün veya sinirli olduğunda e-posta yazmayın. İstenmeyen bile olsa tonda görülür. E-posta ifadelerine, iş ortaklarıyla yapılan telefon görüşmeleri ve yüz yüze konuşmalarda olduğu kadar çok özen gösterin.
E-posta Yapılmayacaklar
Birkaç cümle yeterli olduğunda üç paragraf yazmayın. Öfkeye ya da rahatsızlığa maruz kalmak veya kimseyi disipline etmek için e-posta kullanmayın. E-postaları acele göndermeyin; yeniden göndermeye zaman ayırın, yazım denetimi yapın ve göndermeden önce alıcının adresini doğrulayın. Karbon kopyasını kötüye kullanmayın ve e-postalardaki kör karbon kopyasını kullanın. İşyerinde e-postayı iş dışı amaçlarla kullanmayın.
