Bir inşaat projesi teklif edildiğinde, sahibi işi makul bir maliyetle yapmak için sorumlu ve kalifiye bir yüklenici arıyor. Teklif süreci, potansiyel teklif sahiplerinin aynı bilgilerden çalışmasını sağlayarak yalnızca fiyatları değil, teklifin eksiksizliğini karşılaştırabilir.
Başarılı bir proje sonucunun elde edilme şansı, mal sahibi teklif sahipleri için eksiksiz, gerçek bilgiler hazırladığında büyük ölçüde artar. Bu bilgilere teklif paketi veya teklif belgeleri denir. Bu belgeler, proje planlarını, spesifikasyonları, miktar listelerini, kullanılacak belirli ekipman ya da ürünlerle ilgili zamanlama bilgilerini ve verileri içerir. Site koşulları ile ilgili bilgiler de dahil edilmiştir. İmzalanacak sözleşmenin bir kopyası genellikle ihale firmalarına incelemeyi zamanlama izni veren paketin bir parçasıdır. Birlikte alınan teklif belgeleri tipik olarak başarılı teklif sahibinin sözleşmesinin bir parçası haline gelir. Teklif miktarları ve birim fiyatlar, proje ömrü boyunca devam eden ödemelerde ne kadar para ödeneceğini kontrol eder.
Halka açık teklifler veya bir ajans veya hükümet sahibi olanlar, özel tekliflerden farklı kurallar izler. Önceden ilan edilmeleri ve kalifiye yüklenicilerin seçmeleri halinde teklif vermelerine izin vermeleri gerekir. Özel mülk sahipleri, süreci teklif veren firma olarak seçtikleri müteahhitlerle sınırlamayı tercih edebilir.
Teklif verenler teklif paketlerini aldıklarında kalemlerini keskinleştirirler veya tahmin yazılımlarını ateşlerler ve maddi maliyetler ve bulunabilirlik, ihtiyaç duyulacak emek ve ekipmanı, iş sırasını ve zamanlama gereksinimlerini belirlerler. Bir problemi bir proje olarak gördükleri zaman ortaya çıkar. Bir örnek, önemli bir bileşenin, teslimat sahibinin istediği inşaat programı ile çakışacak teslimat için uzun bir tedarik süresine sahip olduğunu bulmak olabilir. Bir diğer tipik sorun, teklif sahibinin sağladığı miktarlar, teklif verenin tahmin ettiği gibi miktarlarla eşleşmediğinde ortaya çıkar. Sorular, sahibinden açıklama talep edilerek ele alınmaktadır. Sorumlu bir işletme sahibi bu soruları yanıtlar ve tüm teklif sahipleriyle yeni veya güncellenmiş bilgileri paylaşır.
Saha ziyaretleri çoğu zaman yüklenicilere, erişim sorunları veya mevcut yapılarla veya iyileştirmelerle çatışmalar gibi maliyetli olabilecek potansiyel sorunları belirleme fırsatı vermek için düzenlenir.
Teklif tarihi geldiğinde, devlet kurumları halka açık teklif verebilir veya açmayabilir. Bazı ajanslar, teklifin en düşük yanıt veren teklif sahibine verilmesini zorunlu kılar. Bu bazen düşük teklif vericinin bir hata yapmış olması veya projenin gerçek maliyetini yanlış hesaplamış olması, inşaat sırasında köşelerin veya standart altı çalışmaların kesilmesine yol açması nedeniyle sorunlu olabilir. Özel mülklerin genel olarak halka açık teklifleri yoktur. Bir müteahhit seçiminde fiyat dışındaki kriterleri kullanma konusunda büyük takdir yetkisi vardır. Bir müteahhit daha yüksek bir fiyata sahip olabilir, ancak örneğin projeyi daha hızlı çevrimiçi hale getirmek için planlama etkinlikleri belirleyebilir.
Hangi süreci takip ederseniz, herkese açık veya özel teklifler eksiksiz olarak değerlendirilir. Örneğin, işin bir kısmını dışlayan bir müteahhit "yanıt vermeyen" olarak kabul edilebilir ve bu teklif reddedilebilir. İstenen ancak sağlanmayan bilgiler, belki de sigorta veya önceki projelerin bir listesiyle ilgili olarak, bir teklifi reddetme gerekçeleri olabilir. Yüklenicilerin istenen tüm belgeleri dahil etmek için büyük özen göstermeleri gerekir.
İyi teklif edilen bir teklif sürecinin sonunda teklifler, proje sahiplerine iş için en iyi yükleniciyi seçmeleri için objektif, elmalardan elmalara kriterler veriyor.
