Sevkıyat ön bildiricileri, malların alıcıya, bir gönderinin yolda olduğunu bildirmeleri için verilen bildirimlerdir. Bu vaizler esas olarak denizaşırı gemilerde kullanılır, ancak yalnızca yurt içi işlemleri olan birçok şirket de bunları kullanabilir. Bir gönderi ön bildiricisi, genellikle beklenen varış tarihinden birkaç gün önce malları alan müşteriye faks veya e-posta ile gönderilir. Bu bildirim, müşterinin varış için hazırlık yapmasına izin verir.
Bir gönderi hazırlayıcısının amacını anlayın. Birçok şirket müşteriye nezaketten bir ön gönderici gönderir. Beklenen gönderilerin teslimat detayları hakkında müşteriyi bilgilendirir. Mal gönderen bir şirketseniz, müşterilerinize bu tür bir nezaket bildirimi verin.
Bildirimi gönderme yönteminizi belirleyin. Sevkıyat ön bildirimi bildirimlerini göndermek için kullanılan en yaygın yöntem e-posta yoluyladır.
Duyuruya başlık verin. Bildirimin üstüne "Gönderi Prealert" başlığını ekleyin. Bildirimi e-posta ile gönderiyorsanız, bunu konu satırına da yazın. Müşteriye, sipariş edilen ürünlerin yolda olduğunu bildirerek müşteriye bunun hizmet ettiğini söyleyen kısa bir açıklama ekleyin.
Siparişin ayrıntılarını belirtin. Bir gönderi hazırlayıcısı birkaç önemli bilgiyi içermelidir. Bu bildirimi kimin gönderdiğini müşteriye hemen bildirmek için şirketinizin adını açıkça belirtmeniz gerekir. Kullanılan nakliye yönteminin türünü, takip numarasını ve beklenen varış tarihini dahil edin.
Herhangi bir gümrük izni bilgisi ekleyin. Mallar yurt dışına gönderildiğinde, tamamlanması için gereken birkaç önemli belge vardır. Bu formlar genellikle malın nakliyecisi ve nakliyecisi tarafından doldurulur. Gümrük belgeleri, malların gümrük yoluyla temizlenebilmesini sağlar. Bir gönderi hazırlayıcısı, müşteriye doğru formların doldurulduğunu göstermek için bu bilgileri içerir. Bu formlar doğru şekilde doldurulmazsa, gönderiyle ilgili bir sorun olabilir.
Diğer önemli belgeleri ekleyin. Bir gönderi önleyicisiyle, çoğu şirket genellikle MSDS olarak adlandırılan bir konşimento, ticari fatura, paketleme listesi veya malzeme güvenlik bilgi formunu içeren belirli belgeleri ekler.
İletişim bilgilerinizi ekleyin. Bu, bir gönderi hazırlayıcısının içerdiği en önemli detaylardan biridir. Bu, öncelikle herhangi bir sorunuz, endişeniz veya probleminiz olursa müşterinin arayacağı bir telefon numarasından oluşur.
