KPI’lar “kilit performans göstergeleri” dir. Bu göstergeler, işletme yönetiminde şirket veya departmanın önceden belirlenmiş bir hedefe veya hedeflere ulaşma düzeyine ne kadar yakın (veya uzak) olduğunu belirlemeye yardımcı olan göstergelerdir. KPI'lar yazmak bir yöneticiye ve çalışanlara hala yapılması gerekenleri görmeleri için yardımcı olabilir ve bu hedeflere ulaşmak için onları motive edebilir. KPI'leri kendi içinde yazma süreci zor değildir. Bununla birlikte, etkili olacak KPI'ların yaratılması dikkate alınmalıdır.
KPI'ları özlü, bireysel belgeler olarak yazınız. Her bir KPI, belirli bir kategori, bölüm veya proje ile uyumlu olmalıdır. Örneğin, bir müşteri memnuniyeti hedefleyen bir KPI yazılabilirken bir diğeri genel giderlere yönelik olabilir.
KPI belgesine, KPI'nın amacını tanımlayan bir başlık ile başlayın. Mümkün olduğu kadar kısa ve özel olmasını sağlayın. Bir veya iki cümle yeterli. Örneğin, müşteri memnuniyeti için bir KPI, "Müşteri Memnuniyetini Artırın" başlığına sahip olabilir.
KPI'nın amacını listeleyin. Hem yönetim hem de personelin neden belirli bir hedefe ulaşmak için çaba göstermeleri gerektiğini veya bu performansın neden ölçülmesi gerektiğini bilmeleri önemlidir. Belirlenen amaca ulaşmanın ya da bir eylem için harcanan kayıt süresinin nasıl faydalı olacağını kısaca açıklayın.
KPI'nın nasıl ölçüleceğini belirtin. Ölçümlerin sıklığını ve gerçekleşeceği sürenin uzunluğunu ekleyin. Örneğin, müşteri memnuniyeti ile ilgili bir KPI yazıyorsanız, her çağrıdan sonra gerçekleşen ve 3 aylık bir süre içinde gerçekleşecek olan bir telefon anketi uygulayabilirsiniz.
Bir hedef hedef belirleyin. Ölçülebilir ve ölçülebilir bir hedef belirleyin. Belirli bir zaman diliminde belirli bir yüzde gibi istenen sonucu sağlamalıdır.
