Sanal asistanlar büro içi sekreterlere, idari asistanlara ve büro personeline benzer çeşitli hizmetler sunan bağımsız yükleniciler olarak çalışır. Genellikle faks makinesi, bilgisayar, çalışma masası, yazıcı ve İnternet erişimi olan bir ev ofisinde çalışırlar. Sanal asistanların ihtiyaç duyduğu yazılım türleri sektörlerine bağlıdır. Tüm sanal asistanlar, hizmetleri sağlamak ve bir işletmeyi yönetmek için genel bir yazılım seti kullanır.
Masaüstü yayıncılık
Masaüstü yayıncılık yazılımı, kelime işlem, sunum, elektronik tablo ve veritabanı yazılımı içerir. Pazarlama endüstrisinde çalışan sanal asistanlar, el ilanları, web siteleri, kartpostallar, davetiyeler ve çeşitli yayın türleri oluşturmak için yayın programları gerektirir. Diğer gereksinimler arasında kelime işlem yazılımı, imla ve dilbilgisi denetleyicisi, eş anlamlılar sözlüğü, sözlük ve dil çeviricileri yer almaktadır.
Transkripsiyon
Transkripsiyon kayıt ve dikteye yazma; transkripsiyon yazılımı programları kaydedilmiş bir iletişimi oynatmayı kolaylaştırır. Sanal asistan kaydı durdurabilir, başlatabilir, geri sarabilir ve duraklatabilir. Kayıtlı transkripti e-posta ile olduğu gibi veya sıkıştırılmış bir dosya olarak gönderebilirsiniz. 2011 itibariyle, ortak formatlar MP3 ve WMV'yi içerir. Birkaç kayıt yazılımı programı farklı formatlarla uyumludur.
defter tutma
Sanal bir asistan işini yönetmek, defter tutma ve faturalama yazılımı gerektirir. Muhasebeci olarak uzmanlaşmış sanal asistanlar, hepsi bir arada defter tutma sistemi kullanmalıdır. Bu yardımcılar fatura, teklif ve teklifler oluşturabilir; kayıt ödemeleri; ve çalışma zamanını tek bir programla veya farklı masaüstü yayıncılık yazılım programlarıyla izleme.
İletişim
İletişim yazılımı, sanal asistanlar için başka bir gerekliliktir. Mevcut faks ve e-posta yazılımı kişiselleştirme ve hazır şablonlar sunar. Sanal asistanlar, işletme imajlarına uygun bir şablon oluşturmayı seçebilir. İnternet telefon servisi kullanmak, uzun mesafeli ve aylık telefon faturalarının maliyetini düşürür. E-posta ve faks programlarını çevrimiçi olarak kullanmak iyi bir internet bağlantısı gerektirir.
