Örgütsel iletişime yönelik sistem yaklaşımları, iletişimi içten ve dıştan tüm işletmenin temel unsurlarından biri olarak görür. İletişim süreçlerini silolara ayırmak yerine, mesajlaşmanın tutarlı ve uyumlu olmasını sağlamak için iletişim sistem düzeyinde yönetilir. İzleyicilerinin aynı mesajları, doğru zamanda ve uygun iletişim kanallarından almasını sağlamak isteyen kuruluşlar için önemli bir felsefedir. Sistem yaklaşımlarının bazı temel kavramları, hedeflerin ve özelliklerinin birbirine bağımlılığını, bütüncülüğü, hedef arayışını ve girdi / çıktıları içerir.
Dayanışma
Haberleşmeye yönelik sistem yaklaşımları, kuruluşların içinde ve dışında yer alan birçok kurumsal iletişim biçiminin bütünleşik olarak iç içe geçtiğini ve dolayısıyla birbirine bağlı olduğunu kabul eder. Örneğin, şirket genelindeki bir toplantıda CEO’dan bir iletişim, organizasyon bülteninde bir madde, şirket intraneti üzerine bir yazı ve belki de yerel medya tarafından yapılan bir röportajla sonuçlanabilir. Bu karşılıklı bağımlılığı kabul ederek kuruluşlar, tüm potansiyel kanalları dikkate almak için iletişimlerini daha iyi planlayabilir ve yapılandırabilir. Bu nedenle, örneğin, bir şirket ilk önce iç kitlelerle, daha sonra kilit müşteri kitleleriyle ve sonuçta genel olarak tüketici kitleleriyle iletişim kurmak için iletişimini planlamak isteyebilir. Dikkatli zamanlama ve mesajların dağıtılması, doğru kitlelerin doğru mesajları doğru zamanda almasını sağlayacaktır.
holizm
Holizm, yaklaşımın bireysel öğelerinin bireysel katkılarından ziyade, toplamda çeşitli faaliyetlerin toplamına bakan bir yaklaşımdır. Bu, pazarlamacıların birden fazla kanal üzerinden gönderilen mesajların, parçaların toplamından daha çok çarpıcı bir etkiye sahip olduğunu bildiği reklam dünyasında oldukça yaygındır. Aynısı, organizasyonların kurumsal iletişimine bir sistem yaklaşımı olarak gördükleri için de geçerlidir. Birden fazla kanaldan gönderilen tek bir mesaj, her bir mesajın etkisinin toplamından daha büyük bir etkiye sahip olacaktır.
Hedef arayışı
Sistem iletişimine yaklaşımlar, iletişim başarısı ile sonuçlanacak istenen, amaçlanan bir sonuç olduğunu kabul eder. Örgütsel iletişimin amacı, çalışan katılımını artırmak, müşteri memnuniyetini arttırmak, belirli kurumsal girişimlerin farkındalığını artırmak ve benzeri şeyleri içerebilecek arzulanan bir sonuca yönelik olmalıdır. İletişim izleyicileri tanımlanır, mesajlar oluşturulur ve kanallar seçilir, hedefler sonuçta istenen sonuçları elde etmek için tasarlanan stratejilerin oluşturulmasını sağlar. Örneğin, şirket, rakiplerine kıyasla hizmetleri tercihini artırmak isteyebilir ve bu tercihler arasında bir miktar farkı kapatır. Boşlukları kapatmak için iletişim faaliyetleri tasarlanır ve gelecekteki ölçümler sonuçlara ulaşılıp ulaşılmadığını gösterir.
Girdiler ve çıktılar
Önemli olan, etkili sistemler açık, kapalı değil. Örgütsel iletişime sistem yaklaşımları, iletişimin hem girdi hem de çıktıları içereceğini kabul eder. İletişim kuran kurumlar, yalnızca kilit kitlelere mesaj gönderdiklerini değil, aynı zamanda mesaj almaya hazır olmaları gerektiğini kabul eder. Çeşitli izleyicilerden alınan girdiler gelecekteki faaliyetlere yön vermek için kullanılabilir ve hedeflerin ne kadar etkili bir şekilde yerine getirildiğinin bir göstergesi olarak kullanılabilir. Günümüzün sosyal medya kanalları bu tür iki yönlü iletişim için geniş bir fırsat yelpazesi sunmaktadır.
