Raporlar, iş dünyasında bilgiyi dağıtmanın en yaygın yöntemidir. Gerçek raporlar bir durumu analiz eder ve açıklar ve çok miktarda doğru veri içerir. Başarılı rapor yazarları, rapor yazmanın sadece sürecin sonu olduğunu bilirler. Raporlarını planlarlar, amacını ve kimin okuyacağına karar verir, neleri koyacağına ve etkili bir şekilde nasıl organize edeceğine karar verirler. Etkili bir şekilde yazılı ve iyi sunulmuş bir olgusal rapor, dikkatlice planlanmış bir sürecin sonucudur.
Okuyucuyu Tanımla ve Hedefleri Ayarla
Reader Bilgisini düşünün
Okuyucunun zaten ne bildiğini düşünün. Olgusal raporlardaki ortak problemler, bir okuyucunun bilgisinin fazla tahmin edilmesi ve hafife alınmasıdır. İnsanları jargonla boğmak ya da basit bilgilerle sıkmak kolaydır. Okuyucunuzun halihazırda ne kadarını bildiğini ve uygun düzeyde bilgi edindiğini anlamaya çalışın.
Okuyucunuzun İlgi Alanlarını Anlayın
Okuyucunun duruşunu düşünün. Okuyucunun özel ilgi alanları, beğenileri veya beğenileri olabilir. Okuyucunuzun gerçekte ne istediğini anlayın. Tutumlarına hitap edecek bir rapor sunun, aksi halde okunamaz. Raporu okuyan kişinin içeriği hakkında önceden düşünülmüş fikirlere dayanarak yapıp yapmayacağını düşünün.
Okuyucunun Hangi Bilgiye İhtiyacı Var olduğuna Karar Verin
Okuyucunun ihtiyaç duyduğu gerçek bilgiye karar verin. Arka plan bilgisi vermeniz veya teknik terimleri tanımlamanız için ne ölçüde ihtiyacınız olduğunu düşünün.
İstenilen Gerçekleri Düşünün
Okuyucunun hangi gerçekleri öğrenmek istediğine bakın. Sunmakta olduğunuz olgusal verilerin bunu nasıl sağlayacağını düşünün. Bazen süreç, bir raporun hiç gerekli olmadığını veya amacın en iyi şekilde başka bir şekilde karşılanabileceğini gösterebilir.
Malzemeler, Yapı ve Stil
Malzemeyi Dikkatlice Seçin
Malzemenizi dikkatlice seçin. Basit tutun ve sonuçlarınızı doğrulayın. Mümkün olduğunca basitleştirin. Yabancı malzemeyi atın ve gerekli olana odaklanın. Vardıklarınızı gerçeklerle belirtin ve nerede bulduğunuzu belirtin. Gerçekleri mantıklı ve tutarlı bir dava haline getirin, böylece okuyucunuz aynı sonuçlara varabilir.
Raporun Yapısını Planlayın
Raporun yapısını planlayın. Gerçekler, okuyucuyu sonuçlandırmanıza götüren bir dizi yol olmalıdır. Raporunuzu büyük bölümlere ayırarak başlayın. Her konu bu şekilde alt bölümlere ayrılabilir. Bu alt bölümler raporunuzdaki başlıklar haline gelebilir.
Açmak istediğiniz tüm başlıkların her birinin altında bir liste yapın ve onları desteklemeniz gereken bilgileri not edin. Noktaları hedeflerinize uygun mantıksal bir sıraya göre düzenleyin.
Uygun Bir Stil Uygulayın
Uygun bir stil uygulayın. Her ne kadar raporlar katı kurallara uysa da kişisel tarz için yer var. Etkili raporlar, taslak hazırlama ve taslak hazırlama sürecini kullanır. Okuyucunuza tanıdık bir terminoloji seçin. Teknik terimler diğer uzmanlar için yararlıdır, ancak diğerleri için kafa karıştırıcı olacaktır.
Uygun Sunum Tekniklerinden Yararlanın
Uygun sunum tekniklerini kullanın. Raporlar, verileri sunmak için tablolar, grafikler, çubuk grafikler veya diğer diyagramlar içerir.
Rapor Yazım Konvansiyonlarını Takip Edin
Başlık Sayfası Hazırla
Bir başlık sayfası hazırlayın. Bu normalde unvan, altyazılar, tarih, yazarın adı ve şirketteki pozisyonunu içerir. Ayrıca, gerçek raporu kimin aldığını da gösterecektir. Ayrıca bir referans numarası veya başka bir sınıflandırma türü de taşıyabilir.
Özet yaz
Özet yaz. Bu özellikle rapor uzunsa gereklidir. Meşgul insanlara, hepsini okumak zorunda kalmadan raporun özünü verir. Çekici bir özet, insanları tüm raporu okumaya motive edebilir.
Bir İçindekiler Sayfası Dahil Et
Bir içerik sayfası ekleyin. Bu, ana bölümleri veya bölümleri, alt bölümleri ve ekleri listeleyen ayrı bir sayfadır. Ayrıca sayfa numaraları verir ve bölümler arasındaki ilişkiyi göstermelidir.
Giriş yaz
Gerçek raporun amacını açıklamak için bir tanıtım kullanın. Bu, arka plan bilgisi verir ve neden gerekli olduğunu açıklar. Giriş, raporun amacını, yazıldığı kişileri ve kapsamını belirtir.
Raporun Organını Düzenleyin
Raporun organını düzenleyin. Bu, ayrıntılı gerçeklerinizi ve bulgularınızı içerir, nasıl geldiklerini gösterir ve yaptığınız çıkarımları gösterir. Sonuçlarını ilet. Raporunuzun asıl gerçek noktalarını özetleyin ve bunlarla ilgili olarak kesin bir karar verin.
İpuçları
-
Hedef kitle için yazılmış diğer raporların kopyalarını almaya çalışın. Bu, sizden ne beklendiği konusunda net bir fikir verecektir.
