Birçok kar amacı gütmeyen kuruluş, toplumda ihtiyaç duyulan büyük işleri yapar. Kâr amacı gütmeyen kuruluşların yaptığı işler çok değerli olsa da, genellikle daha küçük bütçeli önemli finansal engellerle karşılaşmaktadırlar. Ancak, kuruluşların topluma hizmet vermeye devam etmesinin bir yolu, şirketlerden ve hatta yerel işletmelerden sponsorluk talep etmektir. Bu tür sponsorlar etkinlikler için malzeme, baskı, yiyecek veya finansman sağlayabilir. Sponsorlardan, etkinliğinizde katılımcılara da iletmeleri için hediyeler vermelerini isteyebilirsiniz.
Vaktinden önce planlayın. İşletmelere ve şirketlere katılmak isteyip istemediklerini belirlemek, zamanlarını değerlendirmek ve etkinliğinizdeki rollerini planlamak için zaman ayırmaları için üç ila altı ay önceden bağış isteyin. Ayrıca, ilk tercih ettiğiniz sponsorların katılmaması durumunda bir dizi bağışçıya ulaşmanıza da olanak sağlayacaktır.
Sponsorları tanımlayın. Mümkün olduğunca çok sayıda potansiyel sponsora ulaşmanız gerekirken, kuruluşunuzun geçmişteki etkinliklerden olumlu bir ilişki kurduğu sponsorlarla başlayın. Ayrıca, doğrudan kuruluşunuzun misyonu ile ilgili ya da sizinki gibi kuruluşlara bağışta bulunma kaydı olan sponsorların listesini de ekleyin. Son olarak, bağlantınız olan sponsorlara öncelik verin. Belki de bir şirkette çalışan ya da alıştırma kurumunuzun bir mezunu olan birini tanıyorsunuzdur. Bu ilişkiler, etkinliğiniz için sponsor bulma konusunda daha başarılı olmanıza yardımcı olacaktır.
Sektör liderlerini ve üyelerini etkinliğinize katılmaya davet edin. Bu, sponsorların daha sonra müşteri olabilecek endüstri profesyonellerine ulaşmalarına yardımcı olacaktır. Örneğin, çocukların bilgisayar becerilerini öğrenmelerine yardımcı olacak bir etkinliğe ev sahipliği yapıyorsanız, okul bölge yöneticilerini veya kütüphane görevlilerini davet etmek, okullara ve kütüphanelere hizmet veren bir bilgisayar şirketine çekici gelebilir.
Sponsorların etkinliğinize nasıl bağışta bulunmalarını istediğinizi belirleyin. Bunu, sponsorluk seviyelerini belirleyerek ve sponsorların ne kadar bağışlamak istediklerini belirlemelerine izin vererek yapabilirsiniz. Bu, minimum bağış almanızı sağlamaya yardımcı olabilir. Ya da sarf malzemelerine veya başka tür bağışlara ihtiyacınız varsa, bunu da not edin.
Potansiyel sponsorlar için bir tanıtım planı oluşturun. Etkinliğiniz sırasında onları nasıl yayınlayacağınızı gösterin. Sponsorluklarını talep etmeye çalışırken bu çok önemli bir bilgi olacaktır. Sponsorlarınıza belirli miktarda basın ve reklamı garanti etmek istiyorsunuz. Örneğin, sponsorunuzun logosunu tüm basılı materyallere ekleyebilir, bülteninize ücretsiz reklamlar yerleştirebilir veya etkinliğinizde bir stant düzenlemelerine izin verebilirsiniz.
Bir sponsorluk talebi mektubu yazın. Kuruluşunuzun adını, etkinliğin türünü ve ne tür bir sponsorluk aradığınızı ekleyin. Belirli bir sponsorluk türü olan bir şirkete veya işletmeye yazı yazıyorsanız, doğrudan olun. Örneğin, Subway’in sandviç bağışı yapmasını istiyorsanız, bunu mektubunuzda söyleyin. Etkinliğinizin ne zaman, neden ve nerede gerçekleşeceği ile ilgili ayrıntıları ekleyin. Etkinliğe daha önce düzenlediyseniz, kaç kişinin katılmasını veya katılmayı beklediğinizi ve geçmiş yılların sayılarını söyleyin.
Telefon görüşmeleri ile takip edin. Sponsorları arayın ve başka soruları olup olmadığını sorun. Reklam planlarınızı yineleyin ve etkinliğinize katılacak misafirlere ulaşmanın olası yararlarını vurgulayın.
