Küçük bir işletme işletiyorsanız, şirketinizin statüsünü korumak için kayıt tutmanız gerekecektir. Küçük işletmelerinizi dahil etmemeyi seçseniz bile, işletme kayıtlarını tutmanız mantıklı olacaktır. İşletmenizi satmak ya da geçmişte ne yaptığınızı izlemek istiyorsanız, başvurmak için verilerinizin olması gerekir. İşte küçük bir işletme için kayıtların nasıl tutulacağı.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
İki üç halkalı bağlayıcı
-
Her ciltçi için dizin sekmeleri
-
İnternet erişimi
İki üç halkalı bağlayıcı ve dizin sekmesi satın alın. Resmi kayıtlarınız için bir tane cilt kullanacaksınız (işinizin kurumsal statüsünü korumak için Devlet Sekreteri tarafından talep edilenler) ve diğeri günlük iş kayıtları için.
Resmi ciltte hangi kayıtların tutulması gerektiğini araştırın. Yasaların gerektirdiği kayıtların bir listesi için Dışişleri Bakanı’nın web sitesine gidin. Çoğu eyalet, asgari olarak aşağıdaki kayıtların resmi ciltte tutulmasını şart koşar: kuruluş veya kuruluş maddeleri, toplantı tutanakları, kararlar, sertifikalar ve şirketin mührü.
Hangi ek kayıtların tutulması gerektiğini belirleyin. Bu kayıtlar ikinci ciltleyicide tutulacaktır. Aşağıda, kayıt defterinde tutulması gereken kayıtlara örnekler verilmiştir: * Muhasebe kayıtları Uygulamalar ve izinler Şirket tarafından girilen sözleşmeler Şirket tarafından düzenlenen sigorta poliçeleri Üyelik sertifikaları Tüm üyelerin veya hissedarların isimleri ve adresleri ve çıkarları Görevlilerin isimleri Çalışma sözleşmesi veya tüzük ve değişiklikler Hisse işlemleri * Devlet dosyaları (yıllık raporlar gibi)
Dizin sekmelerini etiketleyin. Her ciltleyicide tutacağınız tüm kayıtlar için indeks sekmeleri oluşturun.
Kayıtları ilgili endeks sekmelerinin arkasına yerleştirin. Tüm evraklarınızı sıralayın ve iş kayıtlarını ilgili sekmelerin arkasına yerleştirin. Dizin sekmelerini alfabetik olarak almak, ihtiyacınız olan kayıtları bulmanızı kolaylaştırır.
İş kararlarını ortaya çıktıkça belgelendirin. Küçük işletmenizin verdiği her karar ve işlem için bir kağıt iz oluşturun. Hem resmi toplantılar için tutanakları hem de günlük şirket yönetiminde alınan kararların resmi olmayan kayıtlarını içeren yazılı bir iş kararları kaydını tutun. Tüm kayıtları tarihlendirdiğinizden emin olun.
Kayıtları güncel tutun. Ciltleyicileri ayarlamak sadece ilk adımdır. En az üç yıllık üye veya hissedar kararlarına bağlı olarak bilgileri güncel tutmanız gerekir.
İpuçları
-
Örnek dakikalar ve diğer iş kayıtları çevrimiçi olarak mevcuttur. Ayrıca, genel işletme rekoru şablonlarını, yeni işletmelerin dahil edilmesinde uzmanlaşmış çeşitli şirketlerden satın alabilirsiniz.
Uyarı
Küçük işletmeniz için yeterli kayıtları tutamazsanız, işletmenizin kurumsal statüsünü kaybetme riski vardır.
