Bir bütçe görevlisi, belirli bir süre boyunca bir şirket için bütçeyi dengede tutmaya çalışan eğitimli bir profesyoneldir. Bütçe memuru, fonların nasıl harcandığını doğrulamaktan, şirketin fon gerektiren planların bütçe sınırları dahilinde mümkün olmasını sağlamak ve şirketin yıllık raporunun doğru ve güvenilir rakamlarla oluşturulmasını sağlamaktan sorumludur. Bütçe memurunun, zaman içinde iyileştirilmesi gerekiyorsa bütçede plan yapması ve değişiklikler yapması beklenir.
İşlemler ve Doğrulama
Şirketin yaptığı her işlemin yönetiminden ve analizinden bir bütçe görevlisi sorumludur. Bu, hem alımları hem de genel giderleri ve kazançlar veya satış gelirlerini içerir. Bir şirketin satın alımlar nedeniyle borca girmemesi gerektiğinden, bir bütçe görevlisi her işlemin şirketin finansal hesapları üzerindeki etkisini belirlemelidir. Ayrıca, meşru ve tamamlanmış olduğundan emin olmak için her bir işlemin doğrulanmasından sorumludur.
Muhasebe Sistemleri
İşlemlerin, bütçelerin ve genel finansmanın tutarlı bir şekilde sürdürülmesini sağlamak için bir şirkette muhasebe sistemlerinin uygulanmasından bir bütçe görevlisi de sorumludur. Uygulama süreci, şirketin ihtiyaçlarının önceki muhasebe verileri yoluyla derlenmesini ve analiz edilmesini ve şirketteki muhasebe ve finans departmanları tarafından sağlanan mevcut kaynakların kullanılmasını içerir. Şirket bir yazılım programı kullanıyorsa, bütçe yetkilisi muhasebe sistemlerini şirketin ihtiyaçlarına göre değiştirir.
Aylık Departman Bütçesi
Bir şirketteki her bölümün kendi bütçesi olacaktır. Bir bütçe görevlisi, her ay faaliyete geçecek yeterli fon bulunduğundan emin olmak için her birimin bütçesini analiz etmelidir. Aksi takdirde, bütçe memuru, bütçede değişiklik yapmak için tek bir ayda nasıl tasarruf sağlayabileceklerini görmek için departman yöneticilerine danışmalıdır. Bu değişiklikler bütçenin sabit kalmasını sağlar, böylece bölüm ve şirket için uzun vadeli finansal planlama etkilenmez.
Yıllık raporlar
Bir şirketin, geçmiş yılın mali durumunu yansıtmak için yılda bir kez yıllık bir rapor yazması gerekir. Yıllık rapor, işletmeyi ayakta tutmak için ödenen tüm giderler, alımlar ve maaşlar ile şirketin ne kadar kazandığını gösteren tüm gelir tablolarının bütçelerini içerir. Bütçe memurunun bu konudaki sorumluluğu raporda yer alan bütçeleri eksiksizlik açısından incelemek, rakamların doğruluğunu ve yıllık raporun şirketin finansal prosedürleri ve düzenlemeleri ile uyuşup uyuşmadığını kontrol etmeyi içerir.
