Herhangi bir organizasyon için, bir bina bağlılığı kutlamak, yıllarca süren iş ve planlamaların sonucudur. Bu anmayı planlamanın birçok yolu var. Etkinliğiniz için hangi bileşenlerin en uygun olduğuna karar vermek için yaratıcı bir şekilde harcanan zamanın tadını çıkarın. Şerit kesimi olacak mı? Öğle yemeğinden ne haber? Dini bir bileşen eklemek ister misiniz? Bu fikirlerin çoğu bütçenize bağlı olabilir, ancak araştırmaya değer. Bazı yönergeleri yerine getirdikten sonra planlama sürecine başlayın.
Tarihi birkaç ay önceden ayarlayın. Beklenen bir tamamlanma tarihinde inşaat müteahhitinizle koordineli olarak çalışın. Yerel bina yönetmeliklerine bakın - yasal olarak yeni binada bir etkinliğe ev sahipliği yapmadan önce verilmiş bir doluluk sertifikası gerekebilir. Topluluk çapında bir kutlama planlıyorsanız, prime çifte rezervasyon yapmamak için diğer grupların veya kurumların takvimlerini kontrol edin.
Konuk listesini birkaç ay önceden hazırlayın. Tarihin davet edilen VIP üyelerine haber verin ve park yerleri ve onlar için özel koltuklar ayırmanızı söyleyin. Katılan misafir sayısını tahmin edin: Listenize ve katılan kişilerin olasılığına dikkatlice bakın. Genelde, konuk listesi büyüdükçe katılım yüzdesi de düşer. 500 veya daha fazla misafirin listesi için, yüzde 25 katılım bir başlangıç tahminidir. Yiyecek içecek şirketleri, katılacak misafir sayısını tahmin etmek için bilgilendirilmiş bir kaynaktır.
Birkaç ay önceden, rahiplerin üyelerini ve hizmete katılmasını umduğunu söyleyen diğer konuşmacıları davet edin.
"Tarihi kaydet" bildirimlerini postayla iki ay öncesine kadar tüm konuk listesine gönderin.
Rezervasyon yaptırın ve catering ile mümkün olduğunca erken görüşün. Alan planlama, menü, ekipman ihtiyaçları, otopark, çiçek düzenlemeleri ve servis personeli hakkında kararlar alın.
Ekipman kiralama ve hizmetleri. Her biri için birkaç ay önceden planlama toplantıları yapmaya başlayın. Bunlar arasında ekipman (sandalyeler, masalar, nevresimler, sahne, ses sistemi ve podyum), vale, çiçekçiler, müzisyenler, yazıcı ve fotoğrafçı olabilir. Etkinliği kapsayabilecek herhangi bir medya ile çalışmaya başlayın.
Etkinlikten üç hafta önce posta davetleri gönderin. Mümkünse el adresi.
İki hafta önceden servis sağlayıcılarla tekrar görüşün ve tüm detayları kontrol edin. Etkinlik günü için etkinliklerle ilgili ayrıntılı bir program yapın ve servis sağlayıcılara dağıtın. Cep telefonu numaralarına iletişim bilgilerini ekleyin. Programlar veya hizmet siparişleri, etkinlikten iki hafta önce yazıcıya gitmelidir.
Etkinlikten bir gün önce, VIP'ler, din adamları ve yiyecek içecek hazırlayanlar için trafik konileri ve ayrılmış park işaretleri için park yeri rezerve edin. Yazıcıdan program / servis siparişleri alın. Kiralık eşyaları alın ve kuruluma başlayın. Medya mensuplarıyla tekrar iletişime geçin ve gerekirse park yeri ayırın.
Etkinlik günü, plan üzerinde çalışın ve işlerini yapmak için kiraladığınız profesyonellere bağlı olarak çalışın.
İpuçları
-
Binanın amacını onurlandırmaya adanmışlığı tasarlayın. Örneğin, öğrenciler yeni bir okul binasının tahsisinde anlamlı roller oynayabilir veya misafirleri halka açık bir bahçe merkezinin tahsisine kır çiçeği tohumları atmaya davet edilebilir. Yeni bina için para bağışlandıysa, özveriden önceki gece bağışçılar için özel bir "gizli gözetleme" partisi vermeyi planlayın.
