Hak talepleri ve düzeltme mesajları yazmak, yazmaya başlamadan önce hazırlık ve planlama gerektirir. Sizi düzenli tutmak için basit bir taslaktan yazın. Okuyucunun ne yapmasını istediğine karar ver. Örneğin, paranızı geri mi istiyorsunuz yoksa ürünün değiştirilmesini mi istiyorsunuz? Bir talep mektubu, yapılan hatalarla ilgili sorunları çözmenin bir yoludur ve ayarlanması gerekebilir. Düzeltme mesajı, işletmenize karşı yapılan bir talep mektubuna bir cevaptır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Makbuzlar
-
fatura
Talep Mesajı
İlk paragrafta konuyla ilgili gerçekleri yazın. Sorunla başla. Ne olduğunu ve talep mektubunu yazmanın nedenini tam olarak açıklayın.
İkinci paragrafta talebinizin neden verilmesi gerektiğine inandığınızı açıklayın. Okuyucuna iddianın özellikleri ile yasal sorumluluk ve adalet hakkında bilgi verin. Örneğin, ürün önerilen reklamda çalışmadı.
Eylem isteyerek üçüncü paragrafa başlayın. Okuyucunun ne yapmasını beklediğinizi isteyin. İşlem beklediğiniz bir tarihi ekleyin. Tehdit etmeyin, ancak isteğiniz yerine getirilmezse hangi ek adımları atabileceğinizi açıklayın. "İçtenlikle" ve basılı adınızın üstünde imzanızla kapatın.
Ayar Mesajı
İlk paragrafınıza onay cümlesiyle başlayın. Müşteriye önce iyi haberi verin ve müşterinin talebine uyun.
Hatayı açıklayarak ikinci paragrafa başlayın. Sorunun nedenini açıklayın. Suçlama. Hata ve zorluklardan kaçınmak için devam eden çabalarınıza odaklanın.
Müşterinin işi için takdirinizi üçüncü paragrafta belirtin. Yapmanız gerektiğini düşünüyorsanız, özür dileriz. İstenen düzenlemenin tüm unsurlarına uymadığınız takdirde, talebe nasıl cevap vereceğinize dair neden ve neden gerekli detayları açıklayın.
Mektubu “Saygılarımızla” kapatın ve adınızı yazdırıp imzalayın.
Tonun dost olduğundan emin olmak için mektubunuzu kontrol edin. Küçümseyici veya kulağa gelmemeye çalışın.
İpuçları
-
Mektubunuzun bir kopyasını kayıtlarınız için saklayın.
Faturalar, reklam malzemeleri veya yazdıklarınızı yedekleyebilecek makbuzlar gibi ek belgeler sunun.
