Bir veritabanı programı olarak, Microsoft Access iş dünyasında çok sayıda uygulamaya sahiptir. Yöneticiler Access'i çalışanların bir veritabanı oluşturmak için kullanabilir ve böylece bir bakışta maaş bilgilerini, demografik verileri ve bütçe sayılarını gözden geçirmelerini sağlar. Muhasebe uzmanları genellikle faturaları takip etmek, alacak hesaplarını incelemek ve şirket finansmanını takip etmek için Access veritabanlarını kullanırlar. Temel bilgiler Access tablolarına girildiğinde, muhasebeciler gerekli bilgileri bulmayı çok daha kolay hale getiren özel sorgular ve formlar oluşturabilir.
Muhasebe veritabanınıza eklemek istediğiniz alanların bir listesini yazın. İhtiyaçlarınıza bağlı olarak, bu alanlar vade tutarı, müşteri adı, vade tarihi, şartlar ve serbest biçimli metin girişi için bir not alanı içerebilir.
Microsoft Access'i açın ve tablolar bölümüne gidin. Tasarım görünümünde yeni bir tablo oluşturma seçeneğini seçin. Bu, her alan için bir ad girmenin yanı sıra, o alanın içeriğinin bir tanımını girmenizi sağlayan bir ızgara açar.
Veritabanınızdaki her alan için "Veri Türü" nin yanındaki açılır kutuyu tıklayın. Alanlarınızı para birimi, sayı ve gerektiği gibi metin olarak biçimlendirebilirsiniz. Tarih ve saat alanlarını, bitiş tarihi gibi şeyler için de kullanabilirsiniz.
Veritabanınızdaki alanların listesini gözden geçirin ve ihtiyaç duyacağınızı düşündüğünüz diğerlerini ekleyin. İhtiyacınız olan tüm alanları oluşturmak, başlangıçtan geriye gitmek ve zaten yüzlerce veya binlerce kayıt içeren bir veritabanına alan eklemekle kolaydır.
Masanızı kaydetmek için "Kaydet" düğmesini tıklayın. Tablo için bir ad yazın ve "Tamam" ı tıklayın.
Access penceresinin formlar bölümüne gidin ve form sihirbazı seçeneğini seçin. Tablonuzdaki alanları temel alan basit bir veri giriş formu oluşturmak için form sihirbazını kullanın. Daha sonra tabloya bilgi eklemek için bu veri giriş formunu kullanabilirsiniz. Veri giriş formunu yazdığınızda, bilgiler otomatik olarak temel Access tablosuna aktarılır.
Sorgular bölümüne gidin ve muhasebe veritabanınızı daha kullanışlı hale getirecek sorgular oluşturmaya başlayın. İlk sorguyu oluşturmak ve kaydetmek için sorgu sihirbazını kullanın, ardından sorguyu sağ tıklayın ve değişiklik yapmak veya kriterleri belirlemek için "Tasarım Görünümü" nü seçin. Örneğin, bir son tarih sorgusu oluşturabilir ve "Arasında Başlangıç Tarihini Girin ve Bitiş Tarihini Girin" girin. Bu, sorguyu çalıştırırken kullanıcıdan başlangıç ve bitiş tarihlerini girmesini ister. Bu tür bir sorgu geçmiş vadedeki faturaları incelemek ve alacakları takip etmek için çok yararlı olabilir.
