İster büyük bir şirket için yoğun bir halkla ilişkiler departmanında çalışıyor olun, ister küçük bir etkinliğin tanıtımını yapmak için görevlendirilmişseniz, medya uyarısı ticaretin en önemli araçlarından biridir. Medya uyarısı, medyayı bir basın toplantısı veya büyük bir açılış gibi etkinliğiniz hakkında bilgilendirmek ve katılmaya teşvik etmek için tasarlanmış bir davettir. Bir medya uyarısı, etkinlikten sonra görmek istediğiniz kapsamın bir örneği olan bir basın bülteninden farklıdır.
“Medya Uyarısı” yazan belgeye bir başlık ekleyin. Uyarının her gün aldığı diğer tüm öğeler arasında göze çarpmasını sağlamak için büyük harflerle - 20 punto veya daha yüksek - tüm büyük harfleri ve koyu harfleri kullanın.
Uyarıyı gönderdiğiniz tarihi ve iletişim bilgilerinizi sayfanın en üstüne ekleyin.
Etkinlikle ilgili temel bilgileri tanımlayın; kimin, neyin, nerede, ne zaman ve niçin olduğunu içerir. Her yönü, her biri kendi başlığına sahip ayrı bir paragrafa bölün.
Etkinliği tanımlamak için açık ve çekici bir dil kullanın, ancak bildirmekten kaçının. Bir medya uyarısı, bir olayı medyaya çekmek, olayı açıklamak ya da haberlerde açılar sağlamak için tasarlanmamıştır.
Medya uyarısını şirket antetli kağıdına yazdırın. Yazım hatası, imla ve dilbilgisi hataları için belgeyi iki kez kontrol edin ve etkinlik ayrıntılarının doğru olduğunu onaylayın.
Medya irtibat listenizi hazırlayın. Her ortamın uyarıları almak için kendi tercihi vardır, ancak çoğu faksı veya e-postayı tercih eder. Vakit kaybetmemek için her bir kişi için sahip olduğunuz iletişim bilgilerinin doğru olduğunu onaylayın.
Mümkünse, medya uyarısını etkinlikten en az 24 saat önce gönderin. Medya uyarısı bir son dakika basın toplantısı veya bir haber öyküsü hakkında bir uzman önerisi ise, en kısa sürede, tercihen en az bir veya iki saat önce haber verin.
Anahtar medyanın uyarıyı aldığını ve katılmayı planladığını veya kısa bir süre sonra devam edip etmediğini onaylamak istiyorsanız medya uyarısını bir telefon görüşmesiyle izleyin.
Medya uyarısını şirket web sitenize gönderin ve etkinlikle ilgili bilgileri şirketinizin sosyal medya yayınlarına ekleyin. Medya sizi çevrimiçi takip ederse, bu kaynaklardan derhal bilgi alabilirler, bu özellikle saha dışına çıktıklarında ve yazılı uyarınızı alamadıklarında önemlidir.
İpuçları
-
Medya uyarısını kısa tutun, birden fazla sayfa değil. Medya etkinliğinde fotoğraflar ve videolar için fırsatlar olacağını açıkça belirtin.
