Bazen bir şeyin nasıl yapıldığını görselleştirmenin zamanın anlaşılmasını kolaylaştıracağı zamanlar olabilir. İşlem akış çizelgeleri, bir işlemdeki her adımı bir haritaya benzer yazılı bir şekilde tanımlar. İşlem akış çizelgeleri, kuruluşlar iş akışını kolaylaştırmak istediğinde özellikle yardımcı olabilir. Akış çizelgesi karar vericilerin süreçteki her adımı tanımlamasını ve ayrıca adımların etkileşimini görmesini sağlar. İşlem akış şeması, herhangi bir organizasyonda gerçekleştirilebilecek bir şeydir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Toplantı alanı
-
kâğıt
-
Kurşunkalem
-
İşaretçileri olan beyaz tahta
-
"Yazı tipi" notları
-
Kelime işleme yazılımı
-
Akış çizelgesi yazılımı
Ekip üyelerini sessiz bir toplantı alanında toplayın. Alan, ekip üyelerinin dolaşması için yeterince büyük olmalı, yeterince tenha bırakılmalı, böylece tartışma ofisin geri kalanını etkilemeyecek ve tartışılan süreç akışını göstermek için beyaz bir tahtaya sahip olacaktır. Her takım üyesinin ayrıca kağıt / kurşun kalem ve "yazı tipi" notları olması gerekir.
Akış şeması yapılacak sürecin ekibini bilgilendirin. Ekipteki süreçteki tüm adımları beyin fırtınası yapın. Adımları beyaz tahtaya yaz. Hangi adımların ilk veya son olarak geleceği konusunda endişelenmeyin - süreçteki her adımı yazın. Süreçteki bütün adımlar listelendiğinde, her adımın yazılı olduğu ekiple fikir birliğine varın. Her adımı ayrı bir "yazı yazın" notuna yazın. Beyaz tahtayı silin.
Hangi adımın süreci başlattığına karar verin. Bu adımı tahtaya en sol tarafa sok. Sürecin hangi adımın biteceğine karar verin. Tahtayı sağ tarafına yapıştırın. İşlemdeki ikinci adımı belirleyin ve yalnızca bir adımın sağına yerleştirin. İşlemdeki tüm adımlar, sırasıyla soldaki ilk adımdan sağdaki son adıma kadar sıralı şekilde sıralanana kadar her adımla bu işleme devam edin. Bu süreç genellikle ekip üyeleri arasında fikir birliğine varmak için biraz alıp götürür.
İşlemdeki her adıma uygun semboller atayın. İşlemin başında ve sonunda oval bir sembol kullanılır. İşlemin ilk ve son basamağındaki "post-it type" notunun üzerine bir oval yazın. Alınan her eylem, kare ile tanımlanır. Her karar bir elmas ile tanımlanır. Hangi takımın hangi nota girdiğiyle ilgili olarak her ekip üyesi ile fikir birliğine varın. Tamamlandığında, işlem sırasında her nottan sonraki nota satırları çizin.
Akış çizelgesini analiz edin. İşlem bir çizelgede görüntülendiğinde çoğu işlem daha verimli hale getirilebilir. Yönetici onayları veya gereksiz yeniden yazma gibi yinelenen adımları veya gereksiz iş akışı durmalarını kontrol edin.
İş akışı işleminin kalıcı bir kopyasını çıkarmak için kelime işlem yazılımı veya akış çizelgesi yazılımı kullanın. Proses akış şemasını gelecekteki proses akış iyileştirmeleri için bir başlangıç yeri olarak kaydedin.
