Bir müşteriye artık ona hizmet etmeyeceğinizi bildirme şekliniz, işletmenizin itibarını artırabilir veya bozabilir. Müşteriler, sizinle ve şirketinizle ilgili Internet üzerindeki görüşlerini kolayca ifade edebilir, bu nedenle sürekli kaba davransa veya talep etse bile, mesajınızı saygısız olmadan iletmeniz gerekir. Müşteriye bir mektup yazmak, haberi kırmanın en iyi yoludur çünkü ne söyleyeceğiniz hakkında düşünmek için zaman verir ve müşteriyi utandırıcı bir kamu ortamından kurtarır.
Mektubu müşteriye gönderin ve bugünün tarihinden itibaren şirketinizin artık ona hizmet edemeyeceğini yazın. Müşterinin bu kararın kesin olduğunu ve görüşmeye, tartışmaya veya yalvarmaya açık olmadığını anlaması için basit, anlaşılır ve sağlam bir dil kullanın.
Olumsuzluk yerine durumdaki pozitiflere odaklanarak bu kararı vermenin nedenini açıklayın. Spesifikasyonlara girmek yerine genel bir neden kullanın. Örneğin, müşteriye gitmesine izin veriyorsanız, çalışanlarınıza sözlü olarak küfür ettiği için, kaba olduğunu yazmayın. Bunun yerine, şirketinizin gereksinimlerini karşılayamadığını ve başka bir şirket tarafından daha iyi hizmet verileceğini söyleyin. Gerçekte, müşterinin "ihtiyaçları" sürekli zorlayıcı tutumunu içerir, ancak aklındaki en iyi menfaatlerle bu kararı verdiğinizi düşünmesine izin veriyorsunuz.
Alternatif olarak, daha spesifik bir iş nedeni kullanın. Örneğin, müşteriye, müşteri tabanınızın o kadar hızlı büyüdüğünü ve tüm müşterilerinize kaliteli hizmet veremeyeceğinizi ve bunun sonucunda bazılarının gitmesine izin vereceğinizi söyleyebilirsiniz. Vaktinizi çok fazla tutan, talepkar bir müşteriyi bırakmanız gerekiyorsa, zamanının beklentilerini karşılaması gerektiğine hizmet edemeyeceğinizi söyleyin.
Bazı rehberlik veya en azından en iyi dileklerimle. Örneğin, müşteriye, kendinize benzer bir hizmet sağlayan başka bir yerel işletmeye havale edebilirsiniz. Bu, özellikle müşterileri kesiyorsanız işe yarar, çünkü küçük işletmeniz talebi karşılayamaz. Yenilenmeleri bulmalarına yardımcı olmak için istekli görünüyorsanız, müşteriler daha anlayışlı olacaktır. Bununla birlikte, bir müşterinin zayıf tutumu nedeniyle gitmesine izin veriyorsanız, onu da rakipleriyle ilişkilendirmeyin çünkü onunla da ilgilenmesi gerekmez. Bu gibi durumlarda, mektubunuzu "Size en iyisini diliyorum" gibi bir şey söyleyerek kapatmanız yeterlidir.
