Çalışanların kurallar olmadan satın almalarına izin vermek maliyetleri artırabilir ve kar marjlarını daraltabilir. Akıllıca satın alma, doğru miktarda ve doğru ürün kalitesini en iyi fiyata satın almak ve daha sonra satın alma sürecinin izlenmesini sağlayan bir prosedür oluşturmakla başlar. Bir bütçe kullanmak ve standart bir gözden geçirme süreci oluşturmak, aksi takdirde göz ardı edilebilecek yapılardan faydalanma ve fiyatlandırma yapılarını ortaya çıkarabilir.
Hazırlık
İşletmenin satın alması gereken tüm malzemelerin ve öğelerin ana hatlarını belirten bir liste yazın. Benzer öğeleri birlikte gruplayın ve her gruba uygun bir başlık verin. Örneğin, kalemler, yasal kağıtlar ve kopya kağıdı gibi öğelerin tümü "Ofis Malzemeleri" başlığı altında gerçekleşir. Kahve, çay, bardak ve plastik kaşıkların tümü "Mutfak Malzemeleri" altında listelenebilir. Bağlayıcılar, DVD'ler ve DVD kutuları gibi öğeler "Paketleme" başlığı altına girebilir.
Sarf malzemesi satın alacak olan şirketteki tüm bölümleri veya alanları belirleyin ve her alanın alacağı öğe gruplarını belgeleyin. Örneğin, pazarlama departmanı "Ambalaj" ve "Ofis Malzemeleri" başlıklarından satın alıyor olabilir. İdari personel yalnızca "Mutfak Malzemeleri" satın alan kişiler olabilir, ancak "Ofis Malzemeleri" ni de satın alır.
Her bir bölüm için şirketin yıllık bütçesini başlangıç noktası olarak kullanarak bir satın alma bütçesi planlayın. Her bölümün satın alımları için aylık bir bütçe belirleyin - bu, her bölüm başkanının nihai onay için katılımını içerebilir.
Şirket adı, adres, telefon numaraları, irtibat kişisi ve şirketinizin hesap numarası gibi satıcı bilgilerini toplayın. Satın alınan her öğeyi belirli bir satıcıya veya satıcılara bağlayın. Tercih edilen satıcı stokta kalmadıysa, gidilecek yedek satıcılar olması için üç derin olan her bir ürün için bir satıcı listesine sahip olmak akıllıca olacaktır. Birden fazla tedarikçiden satın almak sipariş sırasında gecikmeleri önler. Bu özellikle, son teslim tarihlerini karşılamak için parçaların veya diğer öğelerin zamanında sipariş edilmesi ve alınması gereken işletmelerde önemlidir.
Fiyat indirimlerinde pazarlık etmek ve özel siparişleri yönetmek için satıcılarla ilişkiler kurun. Bir satıcı firmada belirlenmiş bir satış temsilcisi, acil durum siparişlerini veya kısa üretim zamanlarını barındırabilir ve hızlandırabilir.
Prosedürleri yaz
Alışveriş yaparken takip etmesi gereken her bölüm için adım adım bir işlem yazın. Bir satın alımın nasıl talep edileceğini, yetkilendirileceğini, sipariş edildiğini, alındığını, teslim edildiğini ve ödeneceğini düşünün. Farklı seviyelerde çalışanlar ve personel için satın alma kapakları kurmayı düşünün. Geçici alımlar, ödeme seçenekleri ve diğer departmanlardan yanıt gerektirebilecek alımlar için prosedürleri dahil edin. Örneğin, idari bölümden yeni bilgisayarlar satın almak, kablo, modem ve yönlendirici gibi kurulum öğelerini satın almak için BT departmanının katılımı ve girdisini gerektirecektir.
Satın alma sürecinde evrakları yönetmek için adım adım bir işlem formüle edin. İşletmenin gereksinimlerine bağlı olarak, kağıda dayalı bir yerine elektronik bir satın alma süreci gerekebilir.
Her satın alma için gerekli formları tasarlayın veya bir ofis tedarik satıcısından standart anlaşma formları satın alın. Formlar, yetkilendirme odasına sahip bir satın alma talep formu, satıcıya gönderilecek bir sipariş formu, bir ana depodaki eşyaları almak için bir form ve talep eden bölüme teslimatı tanıyan bir başka form içerebilir.
Şikâyetleri ve sorumluluğu yönetmek, tedarikçi ilişkilerini ve indirim yapılarını gözden geçirmek, satın alma bütçelerini izlemek ve satın alma sürecini gözden geçirmek ve iyileştirmek için bir süreç tasarlayın. Satın alma sürecinin ayarlanması ve değiştirilmesi, metodik bir şekilde ele alındığında daha iyi getiri sağlayabilir. Üç ayda bir ve yıllık incelemeler şirketin sonuçlarına ekleyebilir.
Personelin izleyebileceği adım adım bir kılavuz hazırlayan bir satın alma prosedürleri kılavuzu oluşturun. Kılavuz, her personel üyesinin talep etmek, yetki almak ve bir satınalma siparişi vermek için izlemesi gereken net adımlar sağlamalıdır. Ayrıca, süreci yönetecek olan ve bir satın alımın onaylanmasına izin verilenlerin yanı sıra, onaylanmış bir satıcı listesi ve formların fiziksel konumunu veya şirketin bilgisayar ağındaki yerini gösteren bir form listesini de tanımlamalıdır.
