Çalışanlarınızın takdirine bağlı olarak tatil zamanından yararlanmasını istiyorsunuz, ancak normal işin devam edebilmesi için yıl boyunca tüm departmanlarda çalışanların olmasını sağlamak sizin işiniz. Çalışan tatillerini koordine etmenin tek yolu ana tatil takvimi oluşturmaktır. Programları karşılaştırmak ve çalışanların tatil zamanlarını uygun şekilde yönetmek için çevrimiçi veya bilgisayarınızda çeşitli yazılım programlarını kullanabilirsiniz. Bu yöntemi tercih ederseniz bir kağıt takvim de tutabilirsiniz.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Takvim programı
-
Takvim şablonu
Elektronik Takvim
Bilgisayarınızdaki veya İnternet'teki seçilen takvim yazılımına gidin. Kelime işlem programları, takvim yazılımı veya çevrimiçi programlar dahil olmak üzere elektronik bir takvim oluşturmak için çeşitli programlar mevcuttur.
Yeni bir takvim ekleme seçeneğini seçin ve şirketin ana tatil takvimi için bir isim ekleyin. Yazılım seçimine bağlı olarak sabit sürücünüze veya ağınızdaki veya Internet'teki istediğiniz yere kaydedin. Çalışanların tatil yapamayacağı günleri veya haftaları engelleyin veya bu seçenek hakkında yöneticileri bilgilendirin.
Seçtiğiniz yazılım için, kişilerin sahip olduğu ayrıcalık ve seçenekleri belirleyen profilleri oluşturun. Örneğin, siz ve yedeklemenizin tüm değişiklikleri yapmak için genel yönetim haklarına ihtiyacınız vardır, ancak yöneticilerin yalnızca daha sonra onaylayacağınız başlangıç ve bitiş saatleri olan olayları eklemeniz gerekebilir. Kullanıcıları ve kullanıcı adlarını programa ekleyin ve onlara doğru profili ekleyin. Yöneticilerin bireysel şifrelerini oluşturmasına izin verin veya değiştirebilecekleri genel bir şifre ekleyin. Son olarak, takvimi tüm çalışanlara erişilebilir hale getirmek için, yalnızca herhangi bir çalışanın kullanabileceği görüntüleme seçeneklerini içeren bir profil ve şifre oluşturun. Çok sayıda çalışanınız varsa, görüntüleme seçeneklerine sahip birkaç genel kullanıcı ve şifre oluşturmak isteyebilirsiniz.
Çalışanların yöneticilerinden tatil zamanı istemek için kullanabilecekleri elektronik bir şablon oluşturun. Yöneticisinin onayına bir yer ekleyin. Bu şablonu bir kelime işlem veya elektronik tablo programından yapabilirsiniz. Bu şablonu tüm yöneticilerin çalışanlarına tatil isteğinde bulunmaları için vermelerini sağlayın.
Departman yöneticilerinin çalışanlar tarafından yapılan tatil taleplerini onaylamasını isteyin. Yöneticinin tatil taleplerini elektronik takvime yazmasını, ancak onaylanmış tatil talebinin bir kopyasını size göndermelerini isteyin. Bazı işletmeler yöneticilerin bu istekleri geldikleri gibi iletmesini talep ederken, diğerleri haftanın belirli bir gününde takvime tatil isteği güncellemelerini talep edebilir. Eklenen tatilleri gerektiği gibi gözden geçirin ve onaylayın.
Ana tatil takviminin bir kopyasını düzenli olarak yazdırın ve çalışan salonuna, mutfağa veya dinlenme salonuna gönderin.
Çalışanların tatil için kitaplara ayırmalarını sağlamak için tüm tatil taleplerini takip edin. Onaylanan tatil taleplerini yazdırın ve bir kopyasını personel dosyalarında saklayın. Tatil talebinin elektronik bir kopyasını kendi kayıtları için maaş bordrosuna iletin.
Kağıt Takvimi
İnternetten ücretsiz bir takvim indirin veya seçtiğiniz yazılım programından bir takvim şablonu seçin. Bu takvimin bir kopyasını yazdırın. Gerekirse, ofis malzemeleri mağazalarından boş takvim şablonları da alabilirsiniz. Takvimi, ofis mutfağı, dinlenme odası veya posta odası gibi merkezi bir yere yerleştirin.
Çalışanların tatil yapamadığı haftaları engelleyin. Çalışanların kalkmasına izin verilmediği günlerde bu alanları bozabilir veya büyük bir X koyabilirsiniz.
Çalışanların zaman aşımı isteklerini yazmalarını ve onay için yöneticilerine iletmelerini isteyin. Yönetici onayladıktan sonra, istek size iletilir. Ardından, zaman aşımı isteğini onaylamadan önce işletmenizin tüm alanlarının gereken sayıda çalışanı olmasını sağlamak için takvimi kontrol edin.
Onaylanan tatilleri gerektiği şekilde şirket takvimine ekleyin. İşçinin personel dosyası için maaş bordrosu ve bir kopyasını saklamak için onaylanmış tatil taleplerini iletin.
İpuçları
-
Bir şirket tatil takvimi oluşturmadan önce, tatil için şirket politikasını ve prosedür bölümünü gözden geçirin. Eğer bir hesabınız yoksa, elektronik veya kâğıt takvimler için seçilen prosedürleri izleyerek tatil talep etme politikasını ve nasıl yapılır prosedürlerini oluşturmanız gerekecektir.
Politikanın, taleplerin yöneticinin onayına ve uygun tatil zamanına tabi olduğunu gösteren bilgileri içerdiğinden emin olun. Politika ile ilgili herhangi bir sorunu açıklığa kavuşturmak için, ilk gelen, ilk adalet temeli temeli belirleyen bir dil eklemek isteyebilirsiniz, ancak aynı anda birden fazla çalışanın aynı süre boyunca kaç gün boyunca başvuruda bulunduğunu, tatillerin ne zaman verildiğini belirtebilirsiniz. kıdem.
Mola talebi formunu, çalışan kılavuzunun prosedürler bölümüne ekleyin. Gerektiğinde kılavuza dahil edilmek üzere güncellenmiş kopyaları çıkarın.
Uyarı
Eyalet ve federal yasalara uyduklarından emin olmak için politikanızı ve prosedürlerinizi gözden geçirin. Şirketler, çalışanların tatillerini yapmaları gerekmemekle birlikte, yaptıklarında programın yönetiminde federal ve eyalet yasalarına uymak zorundadırlar.
Politikalara bir tatil tahakkuk çizelgesi ekleyin, böylece çalışanlar hizmet süreleri tarafından ne kadar tatil hakkına sahip olduklarını anlarlar.
