Proje yöneticileri, projelerin durumunu proje ekibine iletmek için proje planları kullanır. Proje planı, projenin başarılı bir şekilde tamamlanması için gereken görevlerden, faaliyetlerden, dönüm noktalarından, bağımlılıklardan ve kaynaklardan oluşur. Proje yöneticisi, proje planını oluşturur ve sürdürür. Bazı proje yöneticileri, proje planlarını sürdürmek için proje yönetimi yazılımını kullanır.
gelişme
Proje yöneticileri, başlangıçta gereken etkinlikleri yükleyerek proje planını oluşturur. Bu faaliyetler genel projeyle ilgilidir ve farklı proje ekibi üyelerine atanır. Proje planının yinelemeli yapısı nedeniyle, proje yöneticileri proje planını proje boyunca güncelleyebilirler. Faaliyetler, proje takvimi ve proje kaynakları ile ilişkilendirildiğinde iş dağılımı yapısını oluşturur.
Elementler
Proje planı, proje planında bulunan farklı planların organize edilmesine yardımcı olur. Proje kapsamı planı, projenin genel kapsamını gösterir. Planlama planı projenin zaman çizelgesini ve projenin başlama ve bitiş tarihlerini detaylandırır. Bu plan aynı zamanda genel projenin proje aşamalarını da özetlemektedir. Maliyet yönetimi planı, proje bütçesini ve bütçe detaylarındaki tutarsızlığı içerir. Kalite yönetim planı projenin operasyonel detayları hakkında bilgi sağlar. Personel ve iletişim, kaynakların detayını ve organizasyon ve proje ekibine ne zaman ve hangi iletişimin yapıldığını planlar.
Risk yönetimi
Risk yönetimi ayrıca bir proje planının kullanışlılığını da detaylandırır. Proje Yönetimi Enstitüsü'nün "Proje Yönetimi Bilgi Grubu" na göre, her projenin riskleri var. Proje planı her bir riski belirtir ve proje yöneticisinin riskleri azaltmak için bir plan yapmasını sağlar. Proje içerisindeki herhangi bir kısıtlama, proje planının risk yönetimi planında bulunur. Proje yöneticisi, proje planındaki riskleri izleyebilir ve gerektiğinde paydaşları bilgilendirebilir.
infaz
Bir iletişim aracı olarak kullanılan proje planı, proje boyunca proje bilgisi sağlar. Planı uygulayarak, proje yöneticisi, plandaki tüm öğelerin doğruluğunu sağlamak için proje ekibiyle birlikte çalışır. Kaynak yönetimi, bütçe gözden geçirme ve satın alma faaliyetleri olduğu sürece proje planının yürütülmesi sırasında ortaya çıkar. Proje yöneticisi iletişim ve kaynak tahsisini yürütür ve izler. Proje yöneticisi, proje planını kullanarak gerekli olan düzeltici eylemleri de tanır.
çıktılar
Proje planının iki çıktısı olan iş sonuçları ve değişiklik talepleri, proje yöneticisinin tamamlanan işi analiz etmesine ve proje kapsamını değiştirmesine yardımcı olur. Yönetici, çıktının yeterliliğini sağlamak için iş sonuçlarını test etmek için kalite ölçütlerini kullanır. Projenin birkaç farklı yönüyle ilgili değişiklik talepleri, yazar Joseph Phillips'in “Proje Yönetimi Profesyonel Çalışma Kılavuzu” na göre genellikle proje zamanlamasını, maliyet veya kapsam değişikliklerini içerir.
