Proje yönetimi, geniş kapsamlı hedeflere ulaşmak için kaynakları planlama, organize etme ve kontrol etme süreci ve bununla ilgili faaliyetleri ifade eder. Projeler genellikle, kaynak tahsisini optimize etmek ve bu kısıtlamaları aşmak ve önceden tanımlanmış hedefleri yerine getirmek için uygun şekilde entegre etmek için proje yönetimi işlevini gerektiren, kapsam, bütçe ve zaman gibi faktörlerle sınırlandırılmıştır. Proje faaliyetlerini yönetmek, proje yaşam döngüsünü tanımlayan beş aşamaya paralel olarak tamamlanması gereken adımlar dizisi olarak görülebilir.
başlatma
Projenin başlatılması, proje yaşam döngüsünü başlatır ve bir proje yöneticisi tarafından yönetilen bir ekibin kurulmasını ve projeye genel bir bakış sağlamayı içerir. Genel bakış genellikle projenin nedenini, iş hedeflerini ve istenen sonuçları elde etme stratejisini tanımlamayı içerir. Ayrıca ön kapsam, bütçe teklifi, dönüm noktaları ve bitiş tarihi verilmiştir. Bu aşama genellikle, bir fizibilite çalışmasına dayanan proje için bir iş vakası oluşturan ve proje vizyonunu, kapsamını, beklentilerini ve uygulama planını belirleyen bir proje tüzüğü geliştiren üst düzey yöneticilerle ilgilidir.
Planlama
Planlama, projenin tamamlanması için gerekli tüm görevlerin çizelgelenmesini ve gerçekçi görev tamamlanma tarihlerinin verilmesini içerir. Planlama aşaması sıklıkla ekibe rehberlik edecek bir proje yönetim planı oluşturmayı içerir. PMP, her bir görev için gerekli becerilerin, risk değerlendirmesinin, iş gücü olmayan kaynakların ve kilometre taşlarının ayrıntılı bir dökümü sunar. Paydaşları belirler ve her bir görevin başarıyla tamamlanması için gereken kriterleri - faaliyetlerin nasıl ve ne zaman gerçekleştirileceğini, izlenecek prosedürleri, sıklığı ve iletişim kanallarını rapor eder.
infaz
Yürütme aşamasında, projenin gereksinimlerini karşılamak için planlanan çözüm uygulanır. Proje ekibi ve gerekli kaynaklar toplanır ve projenin istenen çıktılarını oluşturmak için kullanılır. Belirli bir ürün gereksinimlerini karşılamak için sorun giderme, test etme ve gözden geçirme içeren yinelemeli bir aşamadır. Proje yöneticisi, projeyi programa uygun tutmak için uygun kaynak dağıtımını yönetir. Ayrıca proje durumunu tartışmak için hem iç hem de dış paydaşlarla (proje ekibi üyeleri, üst yönetim ve satıcılar) iletişimi sürdürmektedir.
Kontrol
Kontrol aşaması, yürütülen çalışmanın plana uyduğundan ve paydaş beklentilerini karşıladığından emin olmak için proje testini ve izlenmesini içerir. Amaç, müşteri tarafından proje kabulüdür. Proje sonuçları sürekli izlenir ve herhangi bir sapma meydana gelirse veya müşteri belirli bir değişiklik isterse, veriler yürütme işlemlerine geri gönderilir, böylece düzeltici işlemler yapılır. Bu aşama, proje sonuçlarının - projenin nihai çıktıları - müşteri tarafından planda belirtilen kalite standartlarına uygun olarak onaylandığı zaman tamamlanır.
kapatma
Kapatma aşaması tipik olarak projenin belgelendirilmesini içerir - teslimatlar yüklenici tarafından serbest bırakıldığında ve müşteri tarafından resmi olarak kabul edildiğinde başlayan bir süreç. Proje dokümantasyonu, kılavuzlar ve kaynak kodu dahil tüm ilgili materyaller teslim edilir. Tüm sözleşme yönetimi evrakları, imzalanmış sözleşme kabul belgeleri ile vurgulanarak tamamlanır. Müşteriye, proje başarısının seviyesini belirleyen ve puanlayan resmi bir proje inceleme raporu ile öğrenilen derslerin eleştirel bir incelemesi de verilmektedir.
