Faks olarak da bilinen faks, taranan kağıt belgenin elektronik iletimidir. Gönderilen belge herhangi bir formatta olabilir, ancak önceden bir faks kapak sayfasıyla birlikte verilmelidir. Bu faks kapak sayfasının formatı biraz değişebilir, ancak her zaman dahil edilmesi gereken birkaç temel unsur vardır.
Temel Öğeler
Bazı öğeler, alıcının adı, kapak mektubu da dahil olmak üzere fakslanan sayfa sayısı ve tarih gibi faks kapak mektubunda her zaman bulunmalıdır. Ayrıca adınızı, faks numaranızı ve telefon numaranızı da ekleyin.
Diğer standart elemanlar
Gerekli olmayan ancak faks kapak sayfalarınıza dahil edilebilecek diğer öğeler, alıcının iletişim bilgileri, faksın konusu ve alıcı için sahip olduğunuz notlardır. Ayrıca, işletme adınız veya web sitenizin URL’si gibi ek gönderen bilgilerini de ekleyebilirsiniz.
Standart bir Örnek Format kullanın
Faks kapak mektubu gönderirken standart bir format kullanın ve neredeyse tüm sözcük işlem programlarında şablonlar bulunur. Yaygın bir biçim, alıcının adını, faks ve telefonunu sol tarafta ve gönderenin adını, faks ve telefonunu sağ tarafta, bu iki bölümün altında bulunan ek öğelerle birlikte listelemektir.
