Tüm şekil ve büyüklükteki şirketler, Avrupa'da bir milyar dolarlık satış tahriki başlatan küresel bir şirket ya da stoklarını güncellemeye karar veren küçük bir aile şirketi olsun, toplantı yaparlar. Dakika alma genellikle şirket toplantılarının önemli bir bileşenidir ve şirketlere hissedar oyları, işçi ihtilafları ve gelecekteki stratejilerin tartışılması gibi önemli olayların doğru bir kaydını verir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Not defteri ve kalem
-
Diktafon veya kayıt cihazı
Önceki toplantıdan gündemi inceleyin. Mevcut toplantıda izlenmesi gereken noktalar ortaya konmuş olabilir. Toplantıdan önce bu temaları bilmek, daha hızlı bilgi almanıza ve daha kısa notlar almanıza olanak sağlayacaktır.
Tartışmalara ayak uydurmakta zorlanacağınızı düşünüyorsanız, toplantıyı bir kayıt cihazıyla bantlayın. Toplantıya dokunmak, ilgili noktaları daha az zaman kısıtlamasıyla daha sonra yazabileceğiniz anlamına gelir.
Toplantıya başkanlık eden kişinin yanına oturun. Bu, belirsiz veya önemsiz bulduğunuz noktalarla ilgili açıklama yapmanızı isteyecektir.
Saat ve tarihi dizüstü bilgisayarınızın başına yazın. Toplantıya başkanlık eden kişiyi, tutanağı (kendin) ve mekanı not edin.
Başkan ve kendinizden başka tüm katılımcıları listeleyin. Bir kağıt yaprağını geçirin ve her katılımcıdan adlarını girmelerini isteyin. Bu bilgi daha sonra tam dakikalarınıza kopyalanabilir.
Toplantı gündemini takip edin. Toplantılar genellikle tartışma için numaralandırılmıştır. Ancak, sohbetler teğetlerde sıklıkla patlayabilir, bu da öğelerin kaçırılması veya sıra dışı olarak tartışılması anlamına gelir. Gündemdeki sayılara sadık kalın ve sıra dışı olsalar bile tartışıldıkları şekilde not edin.
Kurallar veya gelecekteki şirket yönündeki kararlarla ilgili yapılan hareketleri belgeleyin. Hareket öneren bireyleri listeleyin ve oylama yapılırsa, hareket lehine kimlerin ve kaç oy aldığını kaydedin. Hareketin nasıl yürüdüğünü de belgeleyin, ister sözlü onayla, ister ellerde olsun, ister gizli oylamada olsun.
Toplantıdan sonra tutanakları olabildiğince çabuk yaz. Bilgilerin aklınızda taze olması muhtemeldir, bu nedenle daha sonra bıraktığınızdan daha fazla ayrıntıyı hatırlayabilirsiniz.
Belgenin sonunda kendi adınızı kaydedin; böylece meslektaşlarınız içerikle ilgili sorularınız için sizinle iletişime geçebilir.
