Bir organizasyon içindeki iletişim kritiktir. Bağlantılı ve bilgili çalışanlar ne kadar fazlaysa, işverenlerine karşı güvenleri o kadar artar. Araştırmalar, çalışanların üstleriyle yüz yüze etkileşimi tercih ettiklerini göstermektedir; ancak zaman kısıtlamaları ve bir kuruluşun büyüklüğü böyle bir yaklaşıma her zaman izin vermemektedir. Şirket notları, önemli bilgileri bir kuruluşun iç hedef kitlesine iletmenin başka bir yoludur. İş mektuplarından daha az resmi olarak, yeni politikalar veya organizasyonel değişiklikler yapabilir, istenen bilgileri sağlayabilir veya proje güncellemesi olarak hizmet verebilir. Çalışanlarınızın ihtiyaç duyduğu bilgileri sağlayan bir şirket notu yazmayı öğrenmek, şirketinizin “içerdeki gücünü” güçlendirmeye yardımcı olacaktır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Şirket logosunun dijital görüntüsü
-
Masaüstü yayıncılık yazılımı
-
Yazıcı
-
kâğıt
Şirket logosunu sayfanızın en üstüne resim olarak ekleyin.
“Tüm büyük harflerle)“ MEMO, ”“ MEMORANDUM ”veya“ INTEROFFICE CORRESPONDENCE ”yazan bir başlık oluşturun. Bu, üstte ortalanmış veya sol kenar boşluğuyla aynı hizada olabilir.
Başlığın ardından bir boşluk satırı ve ardından “TO:,” “FROM:,” “DATE:” ve “SUBJECT:” kelimelerini girin (“SUBJECT:” yerine “RE:” yerine kullanabilirsiniz) Uygun bilgi ardından sert bir geri dönüş. Düzenleme değişebilir. Her öğe toplam dört satır için kendi satırına sahip olabilir veya iki sütuna bölünebilir: ilki “TO:” ve “FROM:” içeren, ikincisi “DATE:” ve “SUBJECT”. bir iç adres veya selamlama (“Sevgili…”) içerir.
Notunuzun gövdesini başlığın altındaki ikinci veya üçüncü satırda başlatın. Notunuz rutin bir mesajsa, doğrudan açın. Kötü haber veren notlar, okuyucuları olumsuz bilgilere hazırlamak için, iş iletişiminde arabellek olarak bilinen, notun konusu ile yakından ilgili tarafsız bir ifadeyle açılmalıdır. Haberlere bağlı olarak, bu açılış için birkaç strateji arasından seçim yapabilirsiniz. Samimi, ilgili, dürüst ve kısa olduğundan emin olun.
Önemli detayları sağlamak için alanınızın geri kalanını kullanın. Zil sesi konuşmalı olmalıdır. Daha uzun notların okunmasını kolaylaştırmak için alt başlıkları kullanın. Ayrıca tablolar, grafikler veya diğer görseller ekleyebilirsiniz. İzleyicilerini ikna etmek isteyen yazarlar, bu bilgilerin çalışanlara ya da bir bütün olarak şirkete kişisel olarak nasıl ya da neden fayda sağlayacağını içermelidir.
Olumlu, arkadaşça bir notla bitirin. Ücretsiz bir kapama veya imza atmayın.
Notu yazdırın ve adınızı baştaki adınıza yazın veya e-postayla gönderilecek notu hazırlayın (elektronik olarak göndererek biçimlendirmenin bir kısmını kaybedebilirsiniz). Not birden fazla alıcıya gönderilirse, bir kopyanın basılması, ilk basılması ve ardından fotokopiler yapılması daha ucuz olabilir.
Dağıtın. Elden teslim edilebilir, e-postayla gönderilebilir, karşılıklı e-posta yoluyla gönderilebilir veya postaneye postayla gönderilebilir.
İpuçları
-
Her paragraf arasında boşluk bırakacak şekilde blok biçimini (girinti yok) kullanın. Tek bir konuya odaklanın. Notu iki sayfa altında tutmaya çalışın. Notlar yalnızca dahili hedef kitleniz arasında kullanılmalıdır. Şirketiniz dışındaki kişilere not göndermeyin. Bunun yerine bir mektup yazın. Notu genel bir departmanın tamamı veya belirli bir personel yerine belirli kişilere hitap ediyorsanız, belli pozisyonlarda daha belirgin bir yerleşim verilmesi gereken insanlar olmadıkça, alıcı listenizi alfabetik olarak sıralayın.
