Dini örgütler için envanter hem fiziksel öğeler hem de zamanlarını bağışlamak isteyen cemaat üyelerinin beceri setleri olabilir. Zamanlarını ve uzmanlıklarını bağışlamaya istekli olanlar, kilisenin yararına uygun şekilde yararlanabilmeleri için dikkate alınmalıdır. Fiziksel kilise varlıkları, birden fazla yerde güvenli bir şekilde saklanan belgelerle yazılı olarak belgelenmelidir. Birden fazla kişi ilk kilise envanterinin hazırlanmasına yardımcı olabilir, ancak bunun için bakım ve güvenli depolama bir kişiye atanmalıdır. İlk envanterin toplanması bir hafta kadar sürebilir ve yıllık envanter uzlaşmasının bir veya iki günden fazla sürmemesi gerekir. Bu proje detaylara dikkat gerektiriyor.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Elektronik tablo yazılımı
-
Internet
-
Yazıcı / Fotokopi
-
Pano
-
Kalem
-
Etiketler
Fiziksel Ürün Envanteri
İnternetten hazır bir kilise envanteri formu edinin veya kendi elektronik tablo yazılımınızı kullanarak kendiniz oluşturun. Formun en üstünde, hem sayfa numarası hem de konum adı için kuruluşunuzun adını ve alanlarını ekleyin. Bunun altında, "Seri Numarası", "Öğe Açıklaması", "Alınan Tarih", "İlk Değer" ve "Sakla / İmha Et" başlıklı sütunlar oluşturun. Her kilisenin odasında kullanmak için formun yeterli kopyasını yazdırın ve bir panoya yapıştırın..
Sarf malzemesi ve ekipman arasındaki farkı ayırt edin, farklılığı ölçen bir dolar tutarına dikkat edin. Örneğin, her biri 500 ABD Dolarının altındaki bir mal, malzeme olarak kabul edilirken, her biri 500 ABD Dolarının üzerindeki bir mal, donanım olarak kabul edilir. Değeri nedeniyle, ekipman stokları için gereksiz iken ekipman stoklanmalıdır.
Elektronik tablo yazılımını kullanarak seri numaraların sıralı bir listesini oluşturun ve sayıları her biri birer inç etiketlere yazdırın. İlk defa envanter alındığında seri numaraları yıllara özgü benzersiz sayı biçiminde olmalıdır. Eşsiz sayı, sırayla değişecek olan sayıdır, örneğin: 2011-10-1, 2011-10-2, 2011-10-3.
Bir odadan başlayın ve ekipman olarak sayılan tüm öğeleri tanımlayın. Tanımlandıktan sonra, öğelerin izlenebilmesi için her bir öğenin altına bir seri numarası etiketi ekleyin.
Panodaki envanter formlarını kullanarak sayfa numarasını ve oda adını not edin. Seri numarası verilen her öğe için, envanter formunda bulunan tüm alanlara veri kaydedin.
Açıklama alanı, öğeye genel bir bakış içermelidir. Seri alanı, öğenin altına yapıştırdığınız numarayı içermelidir. İlk envanter bilgisi alınırken, alınan tarih ve başlangıç değeri bulunmayabilir. Eğer öyleyse, formu uygun şekilde doldurun. Değilse, geçerli tarihi elde edilen alana yazın ve değeri tahmin edin. Bir öğe tutuluyorsa, alanı kontrol etmeniz yeterlidir. İmha ediliyorsa imha tarihini not edin.
4. ve 5. adımları tekrarlayarak odadan odaya geçin. Konumları değiştirirken her bir sayfanın üstündeki sayfa numarasını ve odanın adını not etmeye devam etmeyi unutmayın.
Doldurulmuş envanter formlarının tek bir kopyasını alın. Her biri birer sırayla sırasıyla bir kopya ile üç halkalı bir bağlayıcıya yerleştirin. Bir ciltleyiciyi güvenli, harici bir yere ve diğerini bir idari ofise yerleştirin. En az yılda bir kez envanter prosedürlerini takip edin.
Beceri Kümeleri Envanteri
İnternetten hazır bir kilise gönüllülük formu alın veya kendi elektronik tablo yazılımınızı kullanarak kendi oluşturun. "Ad", "Adres", "Telefon Numarası", "E-posta Adresi", "Kullanılabilir Günler" ve "Kullanılabilir Haftalık Saat" alanlarını ekleyin. Sayfanın altındaki bir sütunda, gerekli beceri kümelerini veya rollerini ve gönüllüler için otobüs şoförü, yemek servisi gönüllüsü, faaliyetler koordinasyonu ve kiler yardımcısı gibi ilgilenilen alanları dolaşmaya yönelik talimatlar listelenmelidir.
Formu Pazar okulu veya kilise servisi sırasında dağıtın veya belirli bir tarihte veya öncesinde belirli bir yere geri gönderilmesi talebiyle posta yoluyla gönderin.
Formları üç halkalı bir ciltleyiciye yerleştirin veya kullanım kolaylığı için gönüllülerin kişisel bilgileri ve ilgi alanlarını içeren dijital bir veritabanı oluşturun. Bu yolla, cemaatin ilgilenen üyeleriyle doğrudan temas kurulabilir ve idari personel kilisenin mevcut kaynaklarını doğru bir şekilde görebilir.
Yılda bir defadan fazla olmamak üzere yeni gönüllü formları dağıtın. Önceden bir yıl önce doldurmuş olan kişi için güncellenmiş formlar iade edilmezse, daha önce not ettikleri alanlarda zamanlarını hala bağışlamak isteyip istemediklerini belirlemek için telefonla iletişim kurun ve buna göre değişiklikler yapın.
İpuçları
-
Fiziksel envanter sayfası verilerinin dijital bir elektronik tabloya dönüştürülmesi üçüncü bir koruma noktası sağlar.
Geldikleri sırada envantere yeni öğeler eklemek, satın alım tarihlerinin ve başlangıç değerlerinin uygun şekilde kaydedilmesini sağlayacaktır.
Yeni beceri setleri veya pozisyonları içerecek şekilde gönüllü formunu yıllık olarak revize edin.
Uyarı
Birden fazla kişinin envanterden sorumlu olmasına izin vermek, karışıklığa neden olabilir ve çift giriş veya dağınıklığa yol açabilir.
