Bir organizasyon sistemi oldukça basit bir şekilde bir şirketin nasıl kurulduğuna dayanıyor. İyi bir organizasyon yapısı hem hiyerarşiyi hem de bir şirketteki iletişim akışını ortaya koyar. Her işletme için, büyüklüğü ne olursa olsun, bir organizasyon sistemini uygulamak önemlidir. Gelişmiş verimlilik, verimlilik ve karar alma dahil, iyi tanımlanmış bir organizasyon yapısına sahip olmanın birçok faydası vardır. Her yapının güçlü ve zayıf yönleri vardır. Sonuç olarak, bu artılar ve eksiler, işlettiğiniz işin türüne, endüstrinize, kuruluşunuzun büyüklüğüne ve diğer faktörlere bağlıdır. Firmanız için hangisinin doğru olduğuna karar vermeden önce her türlü organizasyon sistemini göz önünde bulundurmanız önemlidir.
Örgütsel Sistemler Nedir?
Bir organizasyon sistemi, bir organizasyonun nasıl kurulduğunun yapısıdır. Bu yapı, bir işin her bir bölümünün nasıl kurulduğunu, kimin hiyerarşisini kimlerin ve iletişimin kurum içinde nasıl aktığını rapor ettiğini tanımlar. Daha da parçalara ayrılmış bir organizasyon yapısı, bir organizasyondaki her rolün nasıl işlediğini tanımlar. İyi tanımlanmış bir organizasyonel yapıya sahip olan tüm çalışanlar, kendisinden ne beklendiğini ve kime rapor verdiklerini bilir. Her kuruluşun kendine özgü ihtiyaçları olduğu için işletme sahipleri hangi sistemi seçeceklerini uzun ve zor düşünmelidir. Bir şirket için doğru olan bir organizasyonel yapı başka bir şirket için doğru olmayacaktır.
İşletmelerde Örgütsel Sistem Örnekleri
Dört ana örgütsel yapı türü vardır: işlevsel, bölmeli, matris ve düz. Her sistemin kendine has özellikleri vardır.
İşlevsel organizasyon yapısı: İşlevsel bir organizasyonel yapı geleneksel bir hiyerarşidir. Birçok şirket, özellikle büyük şirketler, işlevsel yapıyı takip ediyor. Bu sistem pazarlama, finans, satış, insan kaynakları ve operasyonlar gibi çeşitli bölümlere sahiptir. Sonra kıdemli bir yönetici tüm uzmanlık bölümlerini denetler. Raporlama akışı açık. Her çalışan, üst yönetime rapor veren bölüm başkanları dahil üst düzeylerine rapor verir. Üst yönetim tüm yapıyı denetler. Şirket, uzmanlık bölümlerine ayrılmaya devam ettiği için çalışanlar da uzmanlaşma eğilimindedir. Bu terfi ve büyüme için açık bir yola neden olur. Bununla birlikte, bölümler birbirleriyle iletişim kurmakta zorlanabilir. Tüm bölümler yukarı doğru rapor verdikleri için, aralarında çok az yatay iletişim vardır, bu da üst yönetim düzeyi hariç, bütüncül, bütün şirket düşüncesi için çok az yer bırakır. Bu, işlevsel organizasyon sistemini değişime uyum sağlamak için yavaşlatır.
Bölümsel organizasyon yapısı: Bir bölünmüş organizasyon yapısı, çalışanları, üzerinde çalıştıkları projelere dayanarak işleri ekiplere ayırır. Bu sistem yasal, halkla ilişkiler, araştırma ve iş geliştirme dahil olmak üzere birçok farklı tipte ekip içerir. Dahası, belirli projeler etrafında ekipler oluşturulur. Örneğin, bir ilaç şirketi ürettikleri her ilaca adanmış ayrı ekiplere sahip olabilir. Her proje ekibinin bir direktörü veya başkan yardımcısı vardır ve kuruluş içinde belirli bir özerklik düzeyi kullanır. Bölünme yapısı, çalışanların ekibinin çalışmalarına derinden aşina olmalarını sağlar. Bununla birlikte, bölümler genellikle diğer takımların ne yaptığının farkında değildir ve birbirleriyle iletişim kurmazlar. Çalışanlar gerektiğinde bölümler arasında etkin bir şekilde çalışamayabilir. Sonuç olarak, bu sistemin yayılma yapısı nedeniyle yönetimi zor olabilir.
Matris organizasyon yapısı: Bir matris sistemi, işlevsel bir yapı ile bölünmüş bir yapı arasındaki geçiştir. Kuş bakışı bir bakış açısına göre, işletme, geleneksel bir hiyerarşi ve uzmanlık bölümleriyle işlevsel bir yapı içinde kuruludur. Ancak, bu bölümlere yakından baktığınızda, her biri bölünmüş bir örgütsel yapı içinde kurulurlar. Bu, projelere ve daha küçük takımlara ayrıldıkları anlamına gelir. Matris tipi organizasyon yapısı oldukça karmaşıktır ve kurum genelinde güçlü iletişim sistemlerinden bahsetmek yerine çok fazla planlama gerektirir. Ancak, matris yapısı iyi çalıştığında, yalnızca bölünmüş veya yalnızca işlevsel kuruluşlarla ortaya çıkan birçok sorunu ortadan kaldırır. İletişim, üretkenliği ve bütüncül düşünceyi artıran doğru insanlara seyahat edebilir. Dahası, çalışanlar karşılıklı işbirliğini teşvik ederek diğer departmanlara ve projelere maruz kalmaktadır. Olumsuz tarafı, matris yapısı çok fazla yönetici olduğunda çalışanlar için kafa karıştırıcı hale gelebilir ve kime rapor verileceği açık değildir.
Düz organizasyon yapısı: Düz örgütsel yapı, hiyerarşinin çoğunu düzleştirir ve çalışanların çalışmaları hakkında daha fazla özerklik sağlamasına olanak tanır. Genelde, yassı organizasyonlar genellikle resmi yapıya sahip olmasalar da geçici ekiplere ayrılırlar. Düz bir sistemde hala bazı yukarıdan aşağıya dinamikler var. Genellikle, gemiyi yönlendiren en azından bazı üst düzey liderlikler vardır. Bununla birlikte, bu sistem işletmelerin geleneksel hiyerarşik yapılarının bozulmasına dayanmaktadır. Birçok girişimci ve teknoloji şirketi, inovasyonu ve çalışanların girdisini teşvik ettiği için düz bir organizasyona yöneliyor. Düşünce, çalışanlar bürokrasi tarafından tahrif edilmediğinde, serbestçe düşünecekler ve taze, karlı fikirler üreteceklerdir. Bu, ekipler arasında iletişimi arttırır ve mesajlar yukarıdan aşağıya bir yapıya çıktığında ortaya çıkabilecek iletişim sorunlarının bir kısmını ortadan kaldırır. Maalesef, şirket büyüdükçe düz bir sistemi korumak zordur ve daha yapısal iletişim sistemlerine duyulan ihtiyaç ortaya çıkmaktadır. Dahası, düz bir organizasyondaki çalışanlar çok fazla farklı görevler yapmaktan büyük bir şeye boğulabilir ve büyümek veya terfi ettirmek için fazla yeriniz olmaz.
İşletmeler Neden Kurumsal Sistemlere İhtiyaç Duyar?
Organizasyonel sistemler her büyüklükteki işletmeler için önemlidir. Sağlam ve iyi tanımlanmış bir yapıya sahip olmak kafa karışıklığını siler ve çalışanların izlemesi için basit süreçler sunar. Her çalışan tam olarak kime rapor verdiklerini bilmelidir. Bir tür hiyerarşi veya yapı yerinde değilse, bir işyeri kaotik hale gelebilir. Çalışanlar, kimin neyin sorumlu olduğunu anlayamayabilir, önemli şeylerin çatlaklardan düşmesine neden olabilir. Sağlam bir organizasyon yapısı bir şirketi düzenler ve herkesi aynı sayfada tutar.
Bir organizasyon sistemi her kişiyi şirkete katkıda bulunabilecek şekilde doğru yerlerine koyar. Bir sisteme sahip olmak genel verimliliği arttırır, verimliliği arttırır ve organizasyondaki herkese açıklık kazandırır. Her departman rollerin açıkça tanımlandığı ve hedeflerin paylaşıldığı zaman daha iyi çalışabilir. Ayrıca, uygun organizasyon sistemi bilgi organizasyon boyunca akarken, karar vermeyi geliştirebilir. Üst düzey yöneticiler, tüm bölümlerden bilgi toplayarak, bir şirketin tüm faaliyetlerini daha iyi anlamalarını sağlar.
Sağlam bir örgütsel sistem, işin çoğaltılması ve pozisyonlar arasındaki çatışmalar dahil olmak üzere birçok işletme sorununu ortadan kaldırır. Bir işletme iyi düşünülmüşse, her çalışanın ayrı bir rolü vardır ve roller birbiriyle örtüşmez. Belirli bir görev veya projeden kimin sorumlu olduğundan kimsenin emin olamadığı “geri dönüş” yoktur. Bu nedenle işbirliği artmakta ve çalışanlar işlerinde gurur duymaktadır. İşçiler, sürekli değişen rollere ve kale direklerine sahip olma sıkıntısından kaçınırlar. En iyi yaptıklarına odaklanabilirler.
Uygun organizasyon sistemini seçmek, işinizi bir üst seviyeye taşıyabilir. Örneğin, işletmeniz ürün tabanlıysa, bir matris veya bölüm yapısı muhtemelen ideal olacaktır. Bunlar uzman ekiplere odaklanan proje bazlı yapılardır. Diğer yandan, küçük girişimler, tüm çalışanların hiyerarşi müdahalesi olmadan becerilerine ve uzmanlıklarına katkıda bulunmalarını sağlamak için düz bir yapı olarak düşünebilir.
Örgütsel Sistemlere Sahip İşletmelerden Örnekler
İşlevsel sistem örnekleri: İşlevsel örgütsel sistemler tarihsel olarak ordu, üniversiteler ve devlet kurumları tarafından kullanılmıştır. Yıllar boyunca, işlevsel hiyerarşiler daha az popüler hale geldi ve birçok kuruluş onlardan uzaklaştı. Ancak, hala bazı işletmeler tarafından kullanılıyor. Bu tür bir örgütsel sistemin nasıl kullanılabileceğinin bir örneği, geleneksel fabrika ortamındadır. Fabrika müdürü, her biri uzman olan fabrikanın farklı bölümlerini denetler. Her bölümün, tümü doğrudan nezaret eden fabrika müdürüne rapor veren kendi yöneticisi vardır. Başka bir örnek perakende mağaza olabilir. Bir mağaza yöneticisi, işlemleri piramidin üstünden denetler. Aşağıda farklı bölümler bulunmaktadır. Belki bir tane envanter, biri müşteri hizmetleri, diğeri pazarlama ve promosyonlar için vardır. Her birinin kendi amiri vardır ve hepsinin genel müdüre rapor vermesi.
Bölme sistemi örnekleri: Bölünme sistemleri, büyük, çok uluslu şirketler arasında popülerdir. Örneğin, Johnson & Johnson bölünmüş bir yapıya sahiptir. Johnson & Johnson’ın markalarının her biri, kendi liderliği ve iç yapısı ile kendi şirketi olarak faaliyet göstermektedir. Bu markaların tümü ana şirkete rapor veriyor. Bir bölünmüş organizasyon yapısının bir başka örneği de General Electric'tir. CEO zirvede oturur ve bunun ötesinde şirket farklı gruplara ayrılır. Finans, hukuk, halkla ilişkiler ve küresel araştırmalar gibi bazı operasyonel gruplar var. Bazı takımlar havacılık, enerji, sağlık ve daha fazlası dahil olmak üzere özel projelere ayrılmıştır.
Matris sistemine örnekler: Bir matris organizasyon sistemi karmaşıktır ve bu nedenle çoğunlukla büyük, köklü şirketler tarafından benimsenmiştir. Bir matris şirketinin ünlü bir örneği Starbucks'tır. Dünyanın en büyük kahve şirketi, işlerini İK, finansman ve pazarlama gibi bölümlere ayırmak için işlevsel bir yapı kullanıyor. Bu bölümler markanın şirket merkezinde bulunur ve üst yönetim seviyelerine rapor verir. Örneğin, İK departmanı, panodaki tüm Starbucks konumlarını etkileyen politikalar yaratır. Daha sonra, Starbucks her coğrafi bölge için ayrı bölümlere sahiptir. Bu bölgeler arasında Amerika, Çin ve Asya-Pasifik, Avrupa, Orta Doğu, Rusya ve Afrika bulunmaktadır. Şirket için en popüler olan Amerika bölgesi, daha küçük dört bölüme ayrılmıştır. Starbucks ayrıca ürün tabanlı bölümlere sahiptir. Örneğin, Starbucks kupaları gibi ticari ürünler için bir diğeri de fırınlanmış ürünler için bir bölüm var. Organizasyonun alt seviyelerinde, Starbucks, özellikle mağaza düzeyinde çalışan ekiplerine sahiptir. Bu karmaşık matris yapısı, kahve devine iyi hizmet veriyor ve şirketin ülke genelinde binlerce mağazayı başarıyla işletmesini sağlıyor.
Düz sistem örnekleri: Düz sistemler yeni başlayanlar ve teknoloji şirketleri arasında popülerdir. Düz sistemin ünlü bir örneği Zappos'tur. 2013'te, büyük ayakkabı şirketinin CEO'su iş yeri hiyerarşisini ortadan kaldırarak işbirliğini teşvik eden bir kurgu olan holacracy adında yeni bir yönetim yapısını duyurdu. Şirket yönetici unvanlarını yasakladı. Artık iş ünvanları kalmayacak ve patronlar olmayacaktı. Her çalışan kendi işinden sorumlu olacaktı. Şirket, hiyerarşi ve karar alma sürecinde yer alan bürokrasiyi ortadan kaldırarak yenilikçiliği ve yaratılışı teşvik etmeyi umdu. Ancak, Zappos operasyonları gerçekten düz tutmak için mücadele ediyor.
Bu, düz bir yapı uygulayan birçok büyük şirketin mücadelesidir. Birçok girişim, üstel bir büyüme yaşarken düz bir örgütsel yapı sürdürmenin zorluğundan bahsetti. Çalışmalar çalışanların hiyerarşik yapıları rahatlatıcı ve pratik bulduklarını buluyor. Bu nedenle, düz bir örgütsel yapı belki de ilk aşamada olan bir iş için yenilik ve büyümeyi teşvik etmek için iyi bir seçenektir. Bununla birlikte, çoğu büyük şirket zamanla yönetimi zahmetli hale gelebileceği için düz bir sistemden uzaklaşmaktadır.
