Büro şenlik planlaması için gönüllü talep etmek için çalışan notlarının kullanılması, pek çok işçinin katılımını sağlamak ve ofis ekibine dahil olduklarını hissettirmek için iyi bir yoldur. Çalışan gönüllülerinin etkin kullanımı, Noel partileri gibi etkinliklerin aksamadan çıkmasına neden olabilir. Notlar ayrıca bir mesajın veya duyurunun amaçlanan tüm alıcılara ulaşmasını sağlar. Noel partileri ve diğer ofis etkinliklerini planlarken, katılmak üzere davet edilen herkesin tarih ve saatin farkında olduğundan emin olmanız gerekir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Potansiyel çalışan gönüllülerin listesi
-
Tüm potansiyel gönüllüler için iletişim bilgileri
-
Etkinliğin tarihi, yeri ve saati
-
Gönüllü zaman ve görev gereksinimleri listesi
Ofisinizin sahip olacağı Noel partisi türünü belirleyin. Etkinliğin ofiste mi yoksa saha dışında mı gerçekleştirileceğine karar verin. Bir bütçe ayarlayın. Çalışanların eşleri veya konukları da dahil olmak üzere davet edilecek kişi sayısını belirleyin. Alkol servisi yapılıp yapılmayacağına ve ücretsiz içecekler veya nakit bar sağlayıp sağlamadığına karar ver. Gönüllülerinizi kurma konusunda rehberlik edecek parti parametrelerinin detaylı bir listesini tutun.
Partiyi organize etmek ve kolaylaştırmak için kaç çalışan gönüllüsüne ihtiyacınız olacağını belirleyin. Çoğu durumda, tüm fonksiyonları yerine getirmek için en az 10 gönüllü istenecektir. Diğer gönüllü çalışanlarını denetlemek için gönüllü bir lider seçin. Kuruluş ayrıntılarını doğrudan lider gönüllüyle görüşün. Her muhtemel gönüllünün rol atamadan önce katılmak için zaman ve yeteneğine sahip olduğundan emin olun.
Tüm potansiyel gönüllülere ofis partisine yardım ihtiyacınızı belirten bir not oluşturun. Gönüllü irtibat olarak hareket etmek için seçtiğiniz çalışanın adını belirtin. Tüm gönüllülerin sizin yanınızda, partiyi organize etme lojistiği boyunca çalışmaya ek bir kişinin ulaşabileceğini anlamasını sağlayın. Gönüllü olup olmadıklarını size bildirmek için tüm not alıcılarından bir hafta içinde sizinle iletişime geçmelerini isteyin. Yardım etmeyi kabul eden herkesin listesini tut.
Gönüllü olanlara ikinci bir not gönderin. Belirli kişilere veya küçük gruplara parti görev ve sorumlulukları atayın. Örneğin, yemek menüsünü seçmekle sorumlu bir grup yerleştirin; dolaşım davetlerinden sorumlu ikinci bir grup; dekorasyonlardan, parti iyiliklerinden ve hediyelerden sorumlu üçüncü bir grup. Partinin tüm yönleri ele alınana kadar görevleri bölmeye devam edin. Partiniz ofis içi toplantılardan daha büyük, resmi veya daha karmaşıksa, ek gönüllüler almanız gerekebilir.
İkinci notta, organize etmek ve hazırlamak için haftada bir ya da ayda bir parti gönüllü komite toplantısı programı ilan edin. İlk toplantıyı etkinlikten en az dört ila altı ay önce planlayın. Bu, hiçbir detayın gözden kaçırılmamasını ve tüm gönüllülerin sorumluluklarını ve zaman taahhütlerini anlamalarını sağlar. Toplantıları şirket içi, yerinde, yerinde yapın, ancak gönüllülerin günlük çalışmalarını olumsuz etkilemeyeceklerinden emin olun. Tüm gönüllülerden, başlangıç toplantısına katılıp katılmayacaklarını bildirmelerini isteyin.
Planlama süreci boyunca tüm gönüllülerle düzenli olarak takip etmek için notları kullanın. Her notta son toplantıda neyin tartışıldığını ve bir sonraki toplantıda neyin tartışılacağını belirtin. Gönüllülerden, herkesin planlama sürecinin nasıl ilerlediğinin tam olarak farkında olması için fikirleri, önerileri, soruları veya kaygıları varsa, tüm grupla iletişim kurmalarını isteyin.
Etkinlikten önce, ofisinizdeki veya şirketinizdeki herkese bir not gönderin, çalışanların partiye hazırlanmalarındaki çalışmalarından dolayı teşekkür ederiz. Bu minnettarlık ifadesi gönüllüler için önemlidir.
İpuçları
-
Noel partileri gibi eğlenceli etkinliklerde bile notlar hazırlarken geleneksel iş dilini kullanın. Not oluştururken argo terimleri, küfür ve şüpheli dili kullanmaktan kaçının.
Uyarı
Gönüllülerin, günlük iş görevlerinden kaçınmak için parti planlama toplantılarını bahane olarak kullanmalarına izin vermeyin.
