Teknik bir teklif, işletme veya teknik yazıdaki en önemli görevlerden biridir. İyi yazılmış bir teklif kuruluşunuza yeni bir satış müşterisi, büyük bir proje ya da araştırma veya diğer faaliyetler için fon tahsis edebilir. Birçok kuruluş için, etkili teknik teklifler başarılarının devam etmesi için şarttır.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Teklif talebi (RFP)
-
Kelime işleme yazılımı
Teklif talebini veya RFP'yi yakından inceleyin. Birçok kuruluş, bir ürün veya hizmet için teklif istediğinde RFP'ler gönderir. RFP'ler, tekliflerin neyi kapsaması gerektiği ve ne zaman ve kime verilecekleri konusunda kılavuzlar içerir. İyi bir teklif, RFP'deki kurallardan sapmamalıdır. Ne yazık ki, bazı RFP'ler belirsiz olabilir ve çok az rehberlik sunar. Bu, özellikle teklifinizde maliyet tahminleri geliştirmeye çalıştığınızda sorunludur. 4. Adımda belirsiz veya net olmayan RFP'lerle başa çıkma önerileri sunulacaktır.
Teklifinizi yazmadan önce planlayın. Genellikle müşteri veya fon kaynağı hakkında RFP'dekilerden daha fazla bir şey bilmiyor olabilirsiniz. Ödevini yap ve organizasyon ve karar vericileri hakkında neler yapabileceğini öğren. Ardından, kuruluşun ihtiyaçları hakkında beyin fırtınası yaparak biraz zaman geçirin. Bir müşterinin gereksinimlerini çok az veya hiç anlamayan teklifler, müşteriyi düşünmek için zaman ayırmadan yazmadan kaynaklanır.
Teklifini taslağını hazırla. Projenin büyüklüğü, kapsamı ve teklifinizi alacak potansiyel müşteri gibi değişkenler uzunluğu ve formatı belirleyecektir. Bazı durumlarda, daha kısa bir not benzeri teklif uygundur. Büyük projeler veya büyük kuruluşlara gönderilen hibe teklifleri gibi diğer durumlar, resmi bir teknik rapor gibi yazılmış daha uzun teklifler için çağrıda bulunacaktır.
Teklifinizin kapsamına, teslim edilebilir mallar veya görevler için bir program ve bir maliyet tahmini ekleyin. RFP'deki belirtimlere uyun. RFP belirsiz ise, bununla başa çıkmanın birkaç yolu vardır. Bir öneri, potansiyel müşterinize seçim yapabileceğiniz bir dizi seçenek sunmaktır. Bunun bir alternatifi kendi varsayımlarınızı yapmak ve teklifte belirtmektir. Üçüncüsü, potansiyel müşteri ile iletişime geçebilir ve birçok soru sorabilirsiniz. Birçok müşteri, projeye önem verdiğinizi gösterdiği gibi bunu takdir edecektir.
Teklifi, okuyucuların dikkatini çekecek şekilde düzenleyin ve kilit noktalara odaklayın. Teklifinizi özetleyen bir özetle başlayın. Teklifin ana gövdesinde, maliyetler de dahil olmak üzere ayrıntıları genişletin. Şirketinizi seçmenin yararlarını vurgulayan bir sonla bitirin. Teknik bilgileri ne olursa olsun, özetleri, özetleri ve sonuçları özlü ve mümkün olduğunca teknik jargondan uzak tutun, böylece tüm okuyucular için erişilebilir olurlar. Teklifin gövdesinde teknik detayları açıkla.
Teklifinizi düzenleyin ve biçimlendirin, hatasız olduğundan ve belgenin okunması kolay olduğundan emin olun. Projenizin müşterinin ihtiyaçlarına nasıl hizmet edeceğini vurgulayın. Teklif ettiğiniz proje için kilit personelin niteliklerini açıklamayı düşünün. Önemli noktaları vurgulamak için listeleri kullanın (madde işaretli veya sayılı). Büyük metin bloklarını parçalamak için başlıklar ve alt başlıklar kullanın.
İpuçları
-
Önerinizi bir “soyut, beden, sonuç” veya ABC yaklaşımı ile biçimlendirin.
Önerilenlerin ihtiyacını belirleyin.
Maliyet tahminleriniz ve zamanlamanızda gerçekçi olun.
Sonuca odaklanın - bu kalıcı bir izlenim bırakma şansınızdır.
Okuyucular arayacağı için maliyet bilgilerinin kolayca bulunabildiğinden emin olun.
