Doldurulmuş bir W-9 formunda belirtilen kişisel bilgiler, Bordro işleme ve İç Gelir Servisine ödeme raporlaması için gereklidir. En iyi uygulama olarak, çalışanınızın ilk iş gününde W-9'u doldurun ve yeni yüklenicilere W-9 isteği gönderin. Bir müteahhit uymazsa, doldurulmuş bir form için hoş ama kesin bir talep içeren resmi bir mektup gönderin.
W-9 Temelleri
Form W-9, vergi mükelleflerinin adını, adresini, federal vergi sınıflandırmasını ve Sosyal Güvenlik numarasını veya işveren kimlik numarasını ayrıntılarıyla gösteren bir IRS belgesidir. IRS, işletmelerin W-9'ları dosyada tutmasını zorunlu kılmaz. Bununla birlikte, işletmelerin formda listelenen kişisel bilgileri tüm çalışanlar ve yıllık olarak 600 dolardan fazla ödemeleri olan müteahhitler için toplamaları ve raporlamaları gerekmektedir. W-9 toplamak, bunu yapmanın uygun bir yoludur. Bu nedenle, bir şirketin her çalışan ve yüklenici için bir W-9 dosyası olması gerekir.
W-9 istemek
Tüm çalışanlardan bir W-9 toplamanızı sağlamak için, yeni işe alımlar için zorunlu ilk gün evrakında bir W-9 formu ekleyin. Yeni çalışanların tüm evraklarını yerinde tamamlamaları ve ilk günün sonunda insan kaynakları temsilcisine iade etmelerini isteyin.
Yeni bir yüklenici veya satıcı satın aldığınızda, ilk sözleşmeye W-9 Formunu ekleyin. W-9 istek mektubunda, satıcınızdan formu en kısa sürede doldurup göndermesini isteyin. Yalnızca dosyada geçerli bir W-9 bulunan satıcılara ödeme yapmak için bir politika uygulamayı düşünün ve bu politikayı istek mektubunda not edin.
Takip etmek
Herhangi bir çalışan veya yükleniciden W-9'u tamamlama konusunda sorun yaşıyorsanız, ödeme yapılmadan önce W-9'un gerekli olduğunu dikkatlice ama kesin bir şekilde bildiriniz. Çalışanlara, bordroların işlenmesi ve maaşların ödenmesi için formdaki bilgilerin gerekli olduğunu açıklayın. Bir satıcı bir veya iki hafta içinde W-9'u iade etmezse, takip etmesi için ikinci bir istek mektubu gönderin. Belgelendirilmiş bir politikanız varsa, satıcıya, dosyadaki form olmadan ödeme yapamayacağınızı hatırlatın. IRS, W-9 için resmi bir talepte bulunmanızı gerektirir, bu nedenle bu mektubun bir kopyasını dosyada saklayın.
Hayır W-9
Yıl sonunda bir satıcı için W-9'unuz yoksa, ödemeleri IRS'ye bildirmeniz gerekir. Yüklenici için 1099-MISC Formunu doldurun ve gönderin ve sosyal güvenlik numarasını boş bırakın. IRS, yükleniciye iletmeniz gereken numaranın eksik olduğuna dair bir bildirimde bulunur; bununla birlikte yedek stopaj bildirimi ve bir W-9 kopyası verilir. Gelecekteki ödemelerden bu yükleniciye vergi kesmek zorundasınız - şu anda stopaj oranı yüzde 28 - ve yüklenici IRS'den 50 dolarlık bir ücrete tabi olacak.
