Halkın bir şirketi veya ajansı algısı, dış iletişiminden önemli ölçüde etkilenebilirken, şirket çalışanlarının iş tatmini kısmen iç iletişimine bağlıdır. Etkili bir mesaj veya iletişim kampanyası hazırlamak, çeşitli faktörlerin incelenmesi ile başlar.
Ana Soruyu Cevaplama
İnsanların her gün binlerce mesaj aldıkları bir dünyada, temel soruları genellikle “Neden umursamalıyım?” Veya “İçinde neler var?” Dır. Etkili iletişim, bu cevabı okuyucuya veya dinleyiciye açıklık getirir. İzleyicilerin bir üyesi olsaydınız sizin için hangi bilgilerin en önemli olacağını kendinize sorun ve materyallerinizin bu ayrıntıları sunduğundan emin olun. Daha az önemli bilgiler eklemeden önce mesajınızın veya materyallerin başında bulunan faydaları vurgulayın.
sadeleştirme
İletişiminizi basit tutmak, etkili olma olasılığını artırır. Yazılı materyaller için altıncı ila sekizinci sınıf okuma seviyesini hedefleyin. Kısaltmalar, yasal terimler veya jargon kullanmaktan kaçının. Sokakta bıraktığınız ortalama bir kişi anlamını bilmezse, kelimeleri silin. Yazılı materyaller hazırlarken, cümleleri kısa tutun ve başlıklarla ve grafiklerle kopyasını çıkarın. Metin dolu bir sayfa, potansiyel okuyuculara çekici gelmiyor.
Yöntemler
Müşterilere ve çalışanlara çeşitli formatlarda bilgi sunun. Haber bültenleri, metin mesajları ve e-postalar acil bilgileri iletmek için kullanılabilirken, haber bültenleri zamana duyarlı olmayan içerik için uygun bir seçim olabilir. Bir web sitesi dış kitlelerle iletişim için hayati öneme sahiptir ve haber içeriği ve pratik kaynakları gösteren iyi organize edilmiş bir Intranet çalışanlar için çok yararlı olabilir. Video sunumları eklemek, görsel öğrenicilere hitap etmenize ve yeni bakış açıları veya detaylar sunmanıza olanak tanır. Çalışanlarla veya kamuoyu ile toplantılar yapmak, güvenilirliği artıracak ve izleyicilerin değerli hissetmelerini sağlayacak yüz yüze etkileşim sunar.
vakitlilik
Müşterilerinizin bilmesi gereken bilgiler mümkün olduğunca çabuk iletilmelidir. Hedef kitleniz, doğrudan kuruluşunuzdan değil, medyadan bilgi edindiğinde, bilgileri gizlemek istediğiniz ya da hedef kitlenize gerçekten önem vermediğiniz algısı olabilir. Hastalık Kontrol Merkezi, kriz iletişim el kitabında, bir kuruluşun paydaşlarla iletişim kurarken yapabileceği en ciddi hatalardan ikisinin, çok az ve çok geç veya kibirli olarak karşımıza çıkan ve paydaşlara değer vermeyen bilgiler sağladığını belirtmektedir. Bu düşünceler bir ajans sloganında toplanır: “İlk Ol. Haklı olmak. Güvenilir ol. ”
Şeffaflık ve Frekans
Çalışanlar ve halk genellikle şirketler ve devlet kurumlarından şüphelenir, ancak mesajlarınızın şeffaflığını artırarak güven oluşturabilirsiniz. Yöneticiler kötü haberlerle gelmeli ve zor durumlardan duydukları pişmanlığı ifade etmeye istekli olmalıdırlar. Zor kararların arkasındaki gerekçeyi paylaşmak da anlayış geliştirebilir.
Risk iletişim uzmanı ve kurumsal danışman Peter Sandmann, “Zararlı bilgileri açığa vurduğunuzda, ortaya çıkarmak zorunda olmadığınız, şeffaflık konusunda itibar kazandığınız” diyor. “İnsanlar yanlış bir şey yaptığınızda, öyle diyorsunuz; öyle demediğinizde, yanlış bir şey yapmadınız. ”
Müşteriler ve çalışanlar, haberler kötü olduğunda sadece sizden haber almamalıdır.Aylık bir bülten veya üç aylık toplantılar, çalışanları şirket faaliyetleri hakkında bilgilendirirken, şirketin web sitesinde yer alan makaleler ve katılım e-postaları müşterileri döngü içinde tutar.
