Bir satın alma departmanı, şirketin, işyerinde satılan ürünleri veya hizmetleri üretmesi için gereken ürünleri veya hammaddeleri satın almaktan sorumludur. Satınalma departmanı, herhangi bir zamanda şirketin envanterinde ne kadar olduğunu bilmelidir, böylece hammadde eksikliği nedeniyle ürün ve hizmetlerin üretimi durmaz. Satın alma sürecinin yanlış gidebilecek birçok yönü olduğundan, satın alma departmanı zaman içinde ele alınan bazı zayıf yönlere sahip olabilir.
Plansız Satın Alma
Satın alma yöneticileri veya çalışanları, satış için ürünler oluşturmak için gereken gerekli maddeleri veya hammaddeleri satın almaktan sorumludur. Bir satın alma departmanının en büyük zayıflıklarından biri, plan yapmadan ürün satın almaktır. Bir satın alma listesi ya da planının olmaması, satın alma yöneticisinin ya da çalışanının, yalnızca bir tedarikçinin satış ya da indirimi olduğu için şirketin ihtiyaç duymadığı ürünleri satın almasına neden olabilir. Şirket, stoklarda mal üretimi için gereksiz olan eşyalara sahip olacak.
Envanteri Kontrol Etmeden Satın Alma
Bazı satın alma yöneticileri veya çalışanları ilk önce envanteri kontrol etmeden malzeme ve hammadde siparişleri oluşturacaktır. Bu satın alma departmanları için yaygın bir zayıflıktır. Envanterdeki öğelerin son kullanma tarihi varsa, şirket kullanılmayan eşyaları veya malları dışarı atmaya başlayabilir, bu da pahalıya mal olur. Şirket para tasarrufu yerine, satınalma departmanı daha fazla harcama yapıyor.
Araştırma Yapamamak
Bir satın alma departmanının bir diğer zayıflığı, tedarikçiye karar vermeden önce araştırma yapamamaktadır. Bazı satın alma yöneticileri, daha ucuz olabilecek ve aynı kalitede ürünler ya da hammaddeler sunabilecek diğer tedarikçileri araştırmadan önce pazardaki en popüler tedarikçiyi kullanacaktır. Biraz araştırma yapmak şirketin parasını koruyabilir.
Fiyat Üzerinden Fiyat Seçimi
Bütçe, tedarikçiler ve distribütörler için pazarı araştırırken satın alma departmanı için başka bir endişe kaynağıdır. Bir satın alma yöneticisi, bazı tedarikçilerin daha düşük bir fiyat için daha fazla ürün sunduğunu, diğerleri daha az ürün veya malzeme için daha fazla ücret aldığını hızlı bir şekilde keşfedecektir. Daha düşük kalitede ucuz malzeme satın almak, diğer bir satın alma departmanı zayıflığıdır. Bir işletme para biriktirmeyi tercih etse de, az sayıda şirket ürünlerin kalitesini daha düşük bir fiyat lehine riske atar.
