Bir iş mutabakatı veya notu, meslektaşlarını ve çalışanlarını yaklaşan bir toplantı hakkında bilgilendirmenin en basit yollarından biridir. Etkin bir toplantı bildirimi, temel toplantı bilgilerini açık, öz ve profesyonel bir şekilde sağlayacaktır.
Pertinent Bilgi
- Genel dört noktalı formatı izleyin içermesi gereken başlık için için, itibaren, tarih ve konu Personel toplantınız için genelge halinde. _._ “Kime” alanı, toplantıya davet edilen herkesi içermelidir. “Kimden” adınızı ve iş unvanınızı listeler. Bildirimin dağıtıldığı gün tarihi. "15 Ağustos 2019 tarihli" Yöneticilerin Toplantısı "gibi, notun ne olduğunu“ Konu ”alanına yazın.
- Toplantının amacını belirtin açılış paragrafında saat ve yer de dahil olmak üzere tüm temel ilgili bilgilerle birlikte. Örneğin, “Toplantının amacı, revize edilen çalışan teşvik planını tartışmaktır. Toplantı saat 15'de başlayacak. Ana konferans salonunda ve bir saat sürebilir. Tüm yöneticilerin ve denetçilerin katılması gerekiyor. "
- Nelerin ele alınacağının bir özetini verin Notun gövdesinde toplantı sırasında. Mümkünse bilgileri kısa tutun; toplantıda görüşülecek detayları bırakın. Örneğin, “Geri bildiriminiz sonucunda, şirket 1 Eylül 2019’da revize edilen çalışan teşvik planını yayınlayacak. Yeni plan, sadece aylık ve üç aylık hedeflerine ulaşan kişiler yerine satış ekiplerini ödüllendirecek. Takım halinde çalışan satış personelimizin yararını kabul ediyoruz ve bu eğilimi finansal teşviklerle desteklemeyi umuyoruz. ”
İpuçları
-
Duyurudaki tüm bilgiler toplantı ile ilgili olmalıdır. Toplantıda tartışılmayacak olan şirketle ilgili sorunlarla ilgili bilgileri dahil etmekten kaçının.
Toplantıdan önce
- İhbar alıcısı hazırlamaları gerekiyorsa bilgilendirin Herhangi bir şekilde toplantıya katılmadan önce materyalleri okuyun. Bir örnek olabilir: “Her birinize, gün sonuna kadar gözden geçirilmiş teşvik planı formatı ve politikaları e-postayla gönderilecektir. Lütfen önceden belgeleri inceleyin, böylece içerikleri tartışmaya ve ihtiyaç duyduğunuz yerde açıklama talep etmeye hazırlanın. ”
- Toplantı gündeminin ne zaman dağıtılacağını davetlilere bildirin. Örneğin: "Gündemi toplantıdan en az 24 saat önce e-postayla dağıtacağım. Lütfen makbuz üzerine gündemi gözden geçirin."
- Davetlilerden toplantıya katılamayacaklarını hemen bildirmelerini isteyin, böylece onlarla bilgileri gözden geçirmek için bir zaman planlayabilirsiniz. Zorunlu bir toplantı notu gönderiyor olsanız bile, bazı çalışanlar veya davetliler işle ilgili bir seyahatte tatilde veya şehir dışında olabilir.
İpuçları
-
Toplantı konusu ile ilgili soruları vaktinden önce cevaplamak isteyip istemediğiniz veya asıl toplantıda tüm açıklamaların ele alınması gerekip gerekmediğini davet sahiplerine bildirin. Önceden soru arayacaksanız, bir telefon numarası veya e-posta adresi sağlayın.
