Motosiklet kulüpleri ve dernekleri sadece binicilere sosyal olarak toplanma fırsatı sağlamakla kalmaz, aynı zamanda her türlü hayır kurumu için onlara para kazanma şansı verir. Motosiklet kulüpleri üyeleri genellikle muhtaç sebeplere katkıda bulunmak isteyen eğlence amaçlı sürücülerdir. Kulüpler yıllık bağış toplama etkinliklerine katılır ya da özel bir nedene destek olmak için bir kez isterlerse birçok sürücü hem zamanlarına hem de paralarına katkıda bulunur. Bununla birlikte, başarılı bir fon toplayıcıyı organize etmek için izlenmesi gereken bazı temel adımlar vardır.
Bir rotayı, tercihen daha az trafik olan arka yollarda eşleyin. Bir çok hayır kurumu kırsal kesimde doğal bir yol izlemektedir. Koşunun zaman çerçevesine bağlı olarak, bir günlük bir yardım turu etkinliği 50 ila 100 kilometre boyunca gidiş-dönüş mesafesini kapsayabilir. Yarışçıların yarışmacı olmadığı için kendilerini çok zorlamalarına gerek yoktur. Tipik bir işlem genellikle saat 11'de başlar ve saat 6'da biter. Daha kısa koşu bazen sabahın erken saatlerinde başlar ve öğleden sonra ile biter.
Etkinliğin tarihini belirlemek için yerel ticaret odasına başvurun. Aynı gün içinde toplulukta planlanmış diğer etkinliklerle çakışma olmadığından emin olun. Oda, odanın kendi etkinlik takvimine olayın ayrıntılarını göndererek fon toplayıcınızı tanıtmanıza yardımcı olabilir.
Yarışa katılmak için kayıt olanlara dağıtmak üzere etkinliğe katılmak için kuralları yazınız. Tüm sürücülerin önceden güvenlik kurallarını açıkça anladığından emin olun. Katılımcıların mümkün olan her yerde ikie iki binmenin yanı sıra, öndeki seyahat eden sürücünün arkasında güvenli bir mesafe bırakmaları gerektiğini belirtiniz. Biniciler, uzun pantolonlar, ceketler, botlar, eldivenler ve güvenlik kaskı dahil olmak üzere uygun kıyafetleri ve binicilik malzemelerini giymelidirler.
Bir kayıt formu oluşturun. Kuruluşunuzun bir web sitesi varsa, geleneksel posta girişi kayıt formu ile birlikte çevrimiçi ön kayıt kolaylığı sunmayı isteyebilirsiniz. Etkinlikten bir saat önce başlamak için son bir kişisel kayıt yaptırmayı planlayın. Daha önce kayıt yaptırmış olanların bile, etkinlik ile ilgili Tişörtleri ve diğer bilgileri almak için kayıt masasına uğraması gerekir.
Bölgenizdeki yerel motosiklet kulüpleriyle temasa geçin ve fon yaratma etkinliğinize katılımlarını isteyin. Bazı motosiklet kulüpleri, yalnızca belirli yardım kuruluşlarını desteklese de, düzenli olarak yardım amaçlı bağış toplayanlara biniyor (aşağıdaki Kaynaklara bakınız).
Gönüllüler ve katılımcıların giyeceği etkinlik için bir tişört tasarlayarak davanıza biraz terfi verin. T-shirtleri etkinlik gününde kayıt sırasında dağıtın (aşağıdaki Kaynaklara bakın).
Etkinliği desteklemek için sponsor talep edin. Hedefiniz, kuruluşunuzun misyonuna gerçek bir ilgiyi paylaşan işlerle ortaklık yapmak olmalıdır. Kuruluşunuzun güvenilirliğini artıracak ve nedenini daha da artıracak destekçilerle kendinizi hizalayın. Sponsorların hayırseverliklerinin karşılığında bir şey istediklerini unutmayın. Hayırsever etkinliklere sponsorluk, bir işletmenin toplumda iyi bir ün kazanmasına yardımcı olur ve pazarlama için önemli bir fırsat sunar. Etkinliğinizin planlandığı nüfusun aynı bölümünü hedefleyen işletmelere yaklaşın. Örneğin, yerel destekli yaşayan bir topluluk için tekerlekli sandalye minibüsünü satın almak için para toplamaya çalışıyorsanız, yaşlılara ürün veya hizmet sağlayan işyerleriyle konuşun (örneğin, tıbbi ekipman tedarikçileri, fizik tedavi klinikleri, yaşlılar için avukatlar).
Etkinliğin reklamını yap. Yerel işletme sahiplerinden veya yöneticilerinden etkinlik hakkında el ilanları gönderme iznini isteyin. İhtiyacınız olan binicilerin, sponsorların ve donörlerin gitmesi muhtemel olan işletmelere odaklanın. Organizasyonun adı, posta adresi, web sitesi adresi ve telefon numarası gibi etkinliğin tarihi ve başlama saati gibi detayları eklediğinizden emin olun. Kâr amacı gütmeyen kuruluşlar için ücretsiz kamu hizmeti duyurularını yayınlama politikaları hakkında bilgi almak için yerel radyo ve televizyon istasyonları ile irtibata geçin. Olayı bilgilendirmek için yerel gazeteleri arayın. Etkinliğinizin reklamını yapmanın yanı sıra, birçok kasaba gazetesi etkinlik günü fotoğrafçı gönderecek ve bazen fotoğraflar içeren kısa bir hikaye yayınlayacaktır.
Gönüllülerin daha sonra kurulum ve temizliğe yardımcı olmalarını isteyin. Bu, topluluktaki insanları etkinlik ve bunun ne gibi yararları olacağı konusunda bilgilendirmenin iyi bir yoludur. Acil durumlarda cep telefonlarına sahip kişilerin rota boyunca çeşitli konumlarda konumlandırılmasını sağlayın. Güvenilir, becerikli ve başkalarıyla kolayca iletişim kuran kişileri işe alın.
Gezintiye, binicilere ücretsiz içeceklerin ve yemeklerin sunulduğu yerel bir restoranda sonlandırmayı planlayın. Açık büfe tarzı bir yemeğin düzenlenmesi, yorgun ve aç binicilerin daha hızlı servis almasını sağlar.
