Muhasebe terimlerinde "posta" kelimesi, bir hesaba borç ödeme ve diğerine mahsuplık kredisi tahsis etmek için bir işlemi veya doğru hesapları düzeltmek anlamına gelir. Gönderme, yalnızca kağıda yapılan el işi olabilir. Ancak günümüz iş dünyasında muhasebe işlemlerinin çoğu bilgisayarlarda yapılmaktadır. Bu durumda "deftere nakil" işlemi bir yazılım programına girmek ve ardından uygun hesapların güncellenmesi için işlemi kaydetmek anlamına gelir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Çift girişli muhasebe ilkelerinin temel anlayışı
-
Muhasebe yazılımı çalışma bilgisi
Muhasebede Temel Kayıt
Kaydedilecek işlemlerle ilgili tüm belgeleri bir araya getirin. Genellikle bunlar, Satıcılarınızdan Borç Hesaplarına gönderilecek faturalar, Müşterilerinize Alacak Hesaplarına kaydedilecek faturalarınız veya bazen Genel Muhasebe düzeltmeleridir.
Gönderim sırasında borçlandırılacak ve alacaklandırılacak hesapları belirleyin. Örneğin, satıcınızın faturası gibi, başka bir tarafa borç ödenmesi durumunda, bir masraf hesabı veya bir varlık hesabı borçlandırılacak ve bir borç hesabı alacak olacaktır. Örnek: 10,00 $ karşılığında Acme Electricity'e borçlu olduğunuz bir faturanın gönderilmesi aşağıdaki işleme neden olur: Kamu hizmetleri gideri (gider hesabı) 10.00 ve ödenecek borç hesapları (borç hesabı) 10.00 kredi
İşlemi manuel olarak gönderiyorsanız, kayıt işlemi sadece hesap sayfalarına sayıları yazmayı ve hesap bakiyelerini güncellemeyi içerir. Tüm ilişkili hesapları güncellediğinizden emin olun.
Bilgisayarlı kayıt için yazılımınıza giriş yapın ve uygun modüle girin. Gönderi örneğimize göre, modül muhtemelen Borç Hesapları olarak adlandırılacaktır. Yazılım talimatlarınıza göre, gider hesabının hesap numarasını veya adını (örneğin, Yardım Örneği Harcamaları) ve uygun alanlarda ödenecek tutarı girin.Yazılımınız ayrıca son ödeme tarihini de isteyecektir. Varsa, indirim şartlarını da girmeniz gerekebilir. Varsa bunlar faturada belirtilecektir.
Göndermeden önce, verilerinizi kaydedin ve bir ön rapor yazdırın. Girdiğiniz verileri faturadaki verilerle karşılaştırın ve hataları kontrol edin. Gerekirse girdiğiniz verilerde düzeltmeler yapın.
Tüm verilerinizin doğru girildiğinden emin olduktan sonra, verileri hesaplara kaydetmek için muhasebe programınızdaki seçeneği seçin. Kayıtlarınız için gönderdiğiniz verilerin eksiksiz raporlarını yazdırdığınızdan emin olun. Verilerinizin doğru şekilde gönderildiğinden emin olmak için hesap verilerinizi görüntüleyin.
Alacak Hesaplarına yapılan işlemler de benzer şekilde kaydedilir. Etkilenen hesaplar genellikle bir gelir hesabı (Gelir) ve bir varlık hesabıdır (Alacak Hesapları veya Nakit). Örnek: Müşterinize verilen sıhhi tesisat hizmetleri için 200,00 ABD doları tutarındaki faturanız aşağıdaki gibi kaydedilecektir: Alacak Hesapları (varlık hesabı) 200,00 ABD Doları (Sıhhi tesisat hizmeti sağladığı Borç ve Gelir (gelir hesabı) 200,00 ABD doları Kredi)
İpuçları
-
Birden fazla işlemi kaydederken, örneğin bir fatura yığını gibi, sonunda her bir faturanın miktarını listeleyen bir makine bandı çalıştırın. Bu, göndermeden önce verilerinizi hatalar için kontrol etmenize yardımcı olacaktır.
Uyarı
Doğrudan Genel Mutabakatınızdan gönderilen (bazen Genel Dergi olarak da adlandırılan) işlemler, Ödenecek Hesaplardan veya Alacak Hesaplarından çok farklı değildir. Hesapları doğrudan ayarlarken, doğru yönde borçlanmaya ve kredilendirmeye çok dikkat edin. Yaygın bir hata, kredi vermek istediğiniz bir hesabın borçlandırılması ve borçlandırmayı düşündüğünüz hesabın tersine kredilendirilmesidir. Bu tür bir gönderi hatası düzeltilmesi zor değil, ancak bu kadar sinir bozucu.
